Phụ lục B - Các bước để đặt hàng dịch vụ CNTT sử dụng GSA IT
Khi đặt dịch vụ IT từ GSA IT Contracts, hãy liên hệ với Bộ phận SCM của VITAtại scminfo.vita.virginia.gov trước khi hoàn tất các bước sau:
- Chuẩn bị yêu cầu báo giá (RFQ) bao gồm:
- Tuyên bố công việc: Bao gồm thông tin chi tiết về công việc sẽ thực hiện, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện, lịch trình hoàn thành, các tiêu chuẩn thực hiện áp dụng và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào (ví dụ: thẩm quyền an ninh, báo cáo, đi lại và kiến thức chuyên môn).
- Tiêu chí đánh giá: Tối thiểu phải bao gồm đánh giá về kế hoạch dự án để thực hiện nhiệm vụ, giá cả, kinh nghiệm và hiệu suất trước đây.
- Giá cả: Cần yêu cầu một lệnh giá cố định, trừ khi cơ quan đặt hàng quyết định rằng không thể ước tính chính xác hoặc với mức độ tin cậy hợp lý nào về phạm vi hoặc thời gian của công việc hoặc chi phí. Khi đưa ra quyết định như vậy, có thể yêu cầu báo giá theo giờ lao động hoặc theo thời gian và vật liệu. Giá cố định của đơn hàng cũng phải bao gồm mọi chi phí đi lại hoặc các khoản phí trực tiếp khác liên quan đến việc thực hiện các dịch vụ đã đặt hàng. Phải thiết lập giá trần cho các đơn hàng theo giờ lao động và theo thời gian và vật liệu.
- Giá đặc biệt: Yêu cầu về thông tin giá cả liên kết giá được cung cấp với giá hợp đồng IT của GSA và tìm kiếm mức giảm giá bổ sung khi cần thiết.
- Chuyển RFQ đến các nhà thầu IT của GSA
- Nhận ba báo giá: Cung cấp RFQ (bao gồm báo cáo công việc và tiêu chí đánh giá) cho ít nhất ba nhà cung cấp IT của GSA cung cấp dịch vụ IT được yêu cầu và cho bất kỳ nhà cung cấp IT nào khác của GSA yêu cầu bản sao.
Lưu ý: Mỗi hợp đồng IT của GSA đều có ngưỡng đặt hàng tối đa, tùy thuộc vào số mặt hàng đặc biệt. Ngưỡng đơn hàng tối đa biểu thị điểm mà tại đó, với giá trị đô la của đơn hàng tiềm năng, hoạt động đặt hàng sẽ tìm cách giảm giá.
- Đánh giá phản hồi và đặt hàng hoặc thiết lập thỏa thuận mua hàng chung
- Tiến hành đánh giá: Đánh giá tất cả các phản hồi nhận được bằng cách sử dụng tiêu chí đánh giá trong RFQ. GSA đã xác định rằng mức giá theo giờ cho các dịch vụ có trong bảng giá IT của GSA của nhà cung cấp là công bằng và hợp lý. Tuy nhiên, khách hàng có trách nhiệm xem xét mức độ nỗ lực và sự kết hợp của lao động được đề xuất để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể được đặt hàng và xác định rằng tổng giá cố định hoặc giá trần của công ty là công bằng và hợp lý.
- Thực hiện trao giải: Đặt lệnh mua với nhà cung cấp IT của GSA đại diện cho giá trị IT tốt nhất.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.