Chương 20 - Hợp Đồng Chung Và Hợp Tác Và Hợp Đồng GSA

20.1.6 Trước khi phát hành các lời chào hàng chung và/hoặc hợp tác

Điều quan trọng là phải nghiên cứu các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA có tại đây: https://vita.cobblestonesystems.com/public/ để đảm bảo rằng không có hợp đồng hiện hành nào đáp ứng được nhu cầu công nghệ của cơ quan bạn. Bạn có thể liên hệ scminfo@vita.virginia.gov nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc yêu cầu gặp chuyên gia cung ứng VITA để thảo luận về nhu cầu và kế hoạch IT của bạn hoặc để xin lời khuyên.

Những hành động quan trọng sau đây cần được hoàn thành trước khi phát hành các yêu cầu chào hàng IT chung và/hoặc hợp tác:

• Nộp đơn và nhận được sự chấp thuận CIO để tiến hành mua sắm IT chung và/hoặc hợp tác

• Chỉ định một cơ quan chủ trì để tiến hành mua sắm, có đội ngũ nhân viên kỹ thuật và mua sắm đủ trình độ và cam kết thực hiện mua sắm chung và/hoặc hợp tác cho đến khi hoàn tất.

• Yêu cầu các thành viên liên kết và/hoặc hợp tác xã ký một thỏa thuận bao gồm các chính sách và quy trình mà liên kết và/hoặc hợp tác xã sẽ tuân theo.

• Mời các thành viên chung và/hoặc hợp tác, bao gồm các chuyên gia kỹ thuật, tham gia vào việc phát triển các thông số kỹ thuật, nhu cầu báo cáo và các điều khoản và điều kiện hợp đồng. Đảm bảo tất cả các yêu cầu theo luật định của cơ quan, địa phương, tiểu bang và liên bang có liên quan và các yêu cầu khác đối với tất cả các thành viên liên kết và/hoặc hợp tác đều được đưa vào thông báo mời chào.

• Cung cấp dịch vụ giao hàng, bảo dưỡng, bảo trì và các dịch vụ có giá trị gia tăng khác do các nhà cung cấp địa phương được chỉ định và các doanh nghiệp nhỏ cung cấp, bao gồm các doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ, người dân tộc thiểu số và cựu chiến binh khuyết tật cũng như các nhà cung cấp doanh nghiệp siêu nhỏ.

• Sử dụng quy trình chào hàng cạnh tranh để có được hợp đồng có giá trị tốt nhất.

• Khảo sát các thành viên chung và/hoặc hợp tác xã và nghiên cứu lịch sử của họ về mô hình mua hàng và nhu cầu ước tính.

• Lưu hành các bản dự thảo chào hàng giữa các thành viên chung và/hoặc hợp tác và các nhà cung cấp IT tiềm năng để xin ý kiến và đề xuất.