Chương 20 - Hợp Đồng Chung Và Hợp Tác Và Hợp Đồng GSA

20.1.4 Những thách thức trong việc sử dụng hoặc thiết lập hợp đồng chung và/hoặc hợp tác

Mọi tổ chức mua sắm của chính phủ đều hoạt động theo một số hình thức mua sắm hoặc luật định nhằm mục đích mang lại giá trị tốt nhất cho công dân, chống gian lận và lạm dụng, đảm bảo tính công bằng, bình đẳng và minh bạch và duy trì niềm tin của công chúng. Tuy nhiên, có thể có những khác biệt ảnh hưởng đến khả năng sử dụng hoặc tham gia tạo hợp đồng IT chung và/hoặc hợp tác của cơ quan bạn. Danh sách này đưa ra một số ví dụ:

• Tuân thủ pháp luật: Mặc dù hầu hết luật mua sắm đều giống nhau, nhưng có thể có sự khác biệt trong các quy tắc mua sắm của chính phủ. Một số chính phủ yêu cầu tuân thủ chặt chẽ luật mua sắm của nước mình khi sử dụng hợp đồng chung và/hoặc hợp tác do chính phủ khác trao. Việc giao tiếp và tham gia vào quá trình mua sắm của các thành viên chung và/hoặc hợp tác sẽ giúp hợp đồng chung và/hoặc hợp tác đạt được sự tuân thủ chung.

• Mua theo luật địa phương: Nhiều khu vực pháp lý có luật ưu tiên hoặc ủng hộ các nhà cung cấp địa phương. Các luật này có thể cản trở khả năng của cơ quan công trong việc xây dựng và trao hợp đồng chung và/hoặc hợp tác hoặc có thể ngăn cản các cơ quan sử dụng hợp đồng chung và/hoặc hợp tác.

• Cạnh tranh mở: Nhiều chương trình mua sắm của chính phủ duy trì danh sách các nhà cung cấp đăng ký tham gia cạnh tranh giành cơ hội ký kết hợp đồng và được yêu cầu đăng quảng cáo công khai để mời thầu hoặc đề xuất. Việc thông báo cho các nhà cung cấp địa phương về việc mời thầu hợp đồng IT chung và/hoặc hợp tác và quảng cáo việc mời thầu trên các ấn phẩm địa phương sẽ đảm bảo rằng các nhà cung cấp địa phương có cơ hội cạnh tranh để giành được hợp đồng IT chung và/hoặc hợp tác. Các cơ quan của Khối thịnh vượng chung được yêu cầu đăng tải mọi thông báo kêu gọi và trao giải trên eVA và có thể công bố thông báo kêu gọi trên một tờ báo phát hành rộng rãi, trong khi các địa phương của chúng tôi chỉ được khuyến khích đăng trên eVA.

• Sự tham gia của doanh nghiệp nhỏ: Một số doanh nghiệp nhỏ bao gồm các doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ, người dân tộc thiểu số và cựu chiến binh khuyết tật làm chủ, cũng như các doanh nghiệp siêu nhỏ, có thể xử lý được hoạt động kinh doanh cho một khu vực pháp lý của tiểu bang hoặc địa phương, nhưng có thể không xử lý được các yêu cầu hoặc nhu cầu kết hợp của nhiều chính quyền. Việc khuyến khích các mạng lưới cung cấp và dịch vụ tại địa phương và sử dụng các nhà thầu phụ là doanh nghiệp nhỏ sẽ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp nhỏ này tiếp tục phục vụ các thành viên chung và/hoặc hợp tác xã.

• Biểu mẫu và điều khoản: Ngoại trừ các quy định theo luật định của liên bang, hầu hết các chính quyền tiểu bang và địa phương đều sử dụng các điều khoản và điều kiện hợp đồng mua sắm riêng, do đó, hợp đồng IT chung và/hoặc hợp tác do một khu vực pháp lý trao có thể không tuân thủ các điều khoản và điều kiện bắt buộc của khu vực pháp lý khác. Có một số phương pháp để giải quyết những khác biệt trong hợp đồng, bao gồm việc xây dựng các điều khoản và điều kiện chuẩn cho các thành viên chung và/hoặc hợp tác, đưa tất cả các thay đổi trong hợp đồng của chính phủ vào quá trình chào hàng và đàm phán các thỏa thuận tham gia giữa chính phủ và nhà cung cấp. Sự khác biệt về yêu cầu của tiểu bang hoặc địa phương có thể được giải quyết trong phụ lục hợp đồng; miễn là cơ quan tài trợ đồng ý ngay từ đầu trong bản chào hàng rằng những người tham gia có thể có các điều khoản và điều kiện riêng được nêu trong đó. Một ví dụ về quy định theo luật định có thể chỉ có ở Khối thịnh vượng chung là yêu cầu các nhà cung cấp phải được và vẫn được phép giao dịch kinh doanh tại tiểu bang của chúng tôi thông qua Ủy ban Tổng công ty Nhà nước trong suốt thời hạn của bất kỳ hợp đồng nào.

• Lưu ý về giá cả: Mặc dù hầu hết các hợp đồng liên doanh và/hoặc hợp tác tạo ra khoản tiết kiệm chi phí đáng kể cho chính phủ, nhưng không phải tất cả các hợp đồng liên doanh và/hoặc hợp tác đều đạt được giá trị tốt nhất. Các nhà cung cấp có thể đưa ra mức giá cao hơn vì nhiều thành viên liên doanh và/hoặc hợp tác xã có quy mô nhỏ hoặc ở những vùng xa xôi. Nếu ước tính về mức sử dụng theo hợp đồng không chính xác, giá có thể thấp hơn nhiều so với mức sử dụng thực tế. Giá cả trong các hợp đồng piggyback có nhiều khả năng không thuận lợi vì việc sử dụng khó có thể ước tính trước. Ngoài ra, nhà cung cấp có thể định giá hợp đồng cao do chi phí hành chính cao liên quan đến thỏa thuận chung và/hoặc thỏa thuận hợp tác.

• Thời gian và nguồn lực: Cần nhiều thời gian và công sức hơn để trao một hợp đồng phục vụ nhiều chính phủ và cơ quan so với DOE trao một hợp đồng phục vụ một cơ quan. Về lý thuyết, thời gian và nguồn lực đầu tư vào hợp đồng IT chung và/hoặc hợp tác có thể thu hồi được nhiều hơn khi sử dụng các hợp đồng IT chung và/hoặc hợp tác do các cơ quan công khác trao tặng. Yêu cầu về thời gian và nguồn lực cũng có thể được giảm bớt bằng cách sử dụng các tình nguyện viên từ các chính phủ khác để hỗ trợ mua sắm, soạn thảo thông số kỹ thuật hoặc tham gia vào quá trình đánh giá.

• Xem xét việc "ăn theo ": Vì các hợp đồng "ăn theo" không dựa trên tổng khối lượng nên các công ty "ăn theo" hợp đồng của một đơn vị khác có thể không được hưởng lợi từ quy mô kinh tế thực sự. Việc DOE dựa vào hợp đồng của một đơn vị công khác không phải lúc nào cũng mang lại giá trị tốt nhất. Trong một số trường hợp, các thực thể có thể dựa vào một liên doanh và/hoặc hợp tác xã hiện có nhưng không thông báo cho tiểu bang chủ trì hoặc không hoàn thành phụ lục tham gia vào hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến hoạt động hợp đồng không có giấy tờ và giảm giá theo khối lượng và tác động theo khối lượng.

• Phí: Nhiều chương trình mua sắm chung và/hoặc hợp tác đánh giá mức phí sử dụng và tiếp cận đối với các tổ chức chính phủ khác để sử dụng hợp đồng chung và/hoặc hợp tác của họ. Phí dao động từ phí đăng ký một lần hoặc hàng năm đến phí giao dịch dao động từ dưới 1% đến 2% giá trị của mỗi lần mua. Các khoản phí này có thể được thu trực tiếp bởi đơn vị quản lý hợp đồng chung và/hoặc hợp tác hoặc từ nhà cung cấp.