Chương 15 - Quy Trình Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin Nhỏ

Cơ quan Công nghệ Thông tin Virginia (VITA) có thẩm quyền mua sắm tất cả hàng hóa và dịch vụ công nghệ thông tin (IT) cho các cơ quan và tổ chức giáo dục đại học không được miễn trừ. Xem Chương 1 của hướng dẫn này, Mục đích và Phạm vi, để biết thêm thông tin về VITA IT thẩm quyền mua sắm của cũng như VITA Chính sách thẩm quyền và ủy quyền của đối với IT việc mua sắm và miễn trừ.

Một đợt mua sắm IT được coi là "mua sắm nhỏ" khi tổng hợp hoặc tổng số tiền của tất cả các giai đoạn mua sắm dự kiến không vượt quá $200,000. Việc mua sắm khẩn cấp hàng hóa và dịch vụ có trong hợp đồng toàn tiểu bang hiện hành không phải tuân theo yêu cầu mua sắm số lượng nhỏ của VITA.

Quyền hạn được ủy quyền đối với hàng hóa và dịch vụ IT được quy định trong Chính sách ủy quyền và ủy quyền có tại URL sau: https://www.vita.virginia.gov/supply-chain/scm-policies-forms/scm-policies/

• Tất cả các cơ quan có tới $250,000 thẩm quyền được ủy quyền cho IT nằm ngoài phạm vi của VITA (ví dụ: (các ứng dụng cụ thể của cơ quan). Để biết danh sách các hàng hóa và dịch vụ nằm trong phạm vi và ngoài phạm vi,  vui lòng truy cập trang "Quy trình mua sắm" tại URL này: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-procedures/.
• Các hoạt động mua sắm có giá trị từ $200,000 (giới hạn mua nhỏ) đến $250,000 (số tiền được ủy quyền của VITA) phải được thực hiện thông qua đấu thầu kín cạnh tranh hoặc đàm phán cạnh tranh.
• Quyền hạn được ủy quyền cho IT thuộc phạm vi của VITA thay đổi như sau:
  • Tất cả các cơ quan đều có quyền 0 được ủy quyền cho Dịch vụ đám mây (Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), Nền tảng dưới dạng dịch vụ (PaaS) và Cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (IaaS)).
  • Các cơ quan không nằm trong phạm vi cung cấp dịch vụ của VITA có quyền 250,000 được ủy quyền đối với cơ sở hạ tầng và các ứng dụng doanh nghiệp.
  • Các cơ quan nằm trong phạm vi cung cấp dịch vụ của VITA có $0 thẩm quyền được ủy quyền cho các ứng dụng cơ sở hạ tầng và doanh nghiệp.

Các yêu cầu và đơn đặt hàng mua sắm không được chia nhỏ để tránh giới hạn phân công.

Trước khi thực hiện giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ IT có giá trị nhỏ, các cơ quan và tổ chức nên tìm kiếm các hợp đồng IT trên toàn tiểu bang có sẵn trên trang web của VITA tại địa chỉ: https://vita.cobblestonesystems.com/public/.

Việc xem xét các hợp đồng toàn tiểu bang hiện có của VITA cho phép các cơ quan và tổ chức xác định xem sản phẩm hoặc dịch vụ công nghệ cần thiết có thể được mua thông qua hợp đồng IT toàn tiểu bang hiện có đang được đấu thầu cạnh tranh hay không. Việc sử dụng hợp đồng toàn tiểu bang của VITA là bắt buộc khi mua tất cả hàng hóa và dịch vụ IT , bao gồm cả những giao dịch mua nhỏ. Nếu không có hợp đồng VITA toàn tiểu bang cho hàng hóa hoặc dịch vụ IT cần thiết, sẽ tiến hành mua sắm. Bất cứ lúc nào, một cơ quan có thể yêu cầu VITA mua một công nghệ trị giá nhỏ thay mặt cho mình bằng cách điền và gửi qua email mẫu yêu cầu, có thể tìm thấy mẫu này bằng cách đăng nhập vào tài khoảneVA của cơ quan bạn. 

Các cơ quan sẽ sử dụng eVA cho e-Mall, báo giá nhanh và mua hàng theo danh mục để đáp ứng số lượng báo giá cuối cùng cần thiết cho mỗi ngưỡng giới hạn đô la. Theo yêu cầu của §2.2-4303(G) của Bộ luật Virginia, các giao dịch mua dự kiến vượt quá $30,000 sẽ yêu cầu phải có lời chào hàng không chính thức bằng văn bản từ tối thiểu bốn người đấu thầu hoặc người chào hàng. Chức năng của eVA có thể cung cấp các báo giá bằng văn bản tối thiểu cần thiết theo yêu cầu của §2.2-4303 (G). Các cơ quan và tổ chức cũng có thể sử dụng Trung tâm mua sắm điện tử, báo giá nhanh, chức năng mua theo danh mục của eVA cũng như trang web của DSBSD để chào hàng khi giao dịch nằm trong khoảng từ
$5,000 đến giới hạn đô la ($250,000).

Mọi hoạt động mua sắm giải pháp dựa trên đám mây (Phần mềm dưới dạng dịch vụ), bất kể số tiền là bao nhiêu, đều phải tuân thủ các yêu cầu của cơ quan theo Chính sách sử dụng của bên thứ ba của VITA tại URL này: https://www.vita.virginia.gov/technology-services/catalog-services/cloud-services/cloud-third-party-use-policy/.