Chương 12 - Các Tuyên Bố Công Việc Cho Việc Mua Sắm Công Nghệ Thông Tin

Giới thiệu 

Đây là mô tả chung về hoạt động mua sắm. 

Lý lịch 

Cung cấp thông tin về cơ quan, dự án/chương trình và/hoặc các dịch vụ bị ảnh hưởng bởi hoạt động mua sắm này. Bao gồm đồ họa về môi trường người dùng/luồng thông tin/môi trường kinh doanh và hoạt động hiện tại. 

Tuyên bố phạm vi 

Rút lại tuyên bố về phạm vi đã chuẩn bị ở bước 2 của quy trình này. 

Tóm tắt về kỹ thuật, chức năng và hiệu suất mục tiêu 

Cung cấp mô tả chung về các mục tiêu này. 

Tóm tắt về kỹ thuật, 

yêu cầu về chức năng và hiệu suất 

Cung cấp mô tả chung về các yêu cầu này bao gồm tất cả các giải pháp, sản phẩm và/hoặc dịch vụ mong muốn. 

Yêu cầu cụ thể về kỹ thuật, chức năng và hiệu suất 

Các yêu cầu cụ thể và chi tiết phải được mô tả đầy đủ và bao gồm kiến trúc hoạt động của cơ quan/môi trường người dùng mong muốn, nếu biết. Nếu nhà cung cấp cung cấp điều này như một phần trong đề xuất của họ, thì các yêu cầu này sẽ được đàm phán và hoàn thiện như là phụ lục SOW chính thức của hợp đồng. Những điều này sẽ bao gồm tất cả các yêu cầu kỹ thuật và chức năng cho tất cả phần mềm và phần cứng, giải pháp và/hoặc hệ thống đang được mua sắm và bao gồm mọi dịch vụ liên quan. Nếu phát triển yêu cầu/thiết kế hệ thống là một sản phẩm chuyển giao, thì sản phẩm này sẽ được hoàn thiện trước khi phát triển, triển khai và thử nghiệm cuối cùng và sẽ trở thành một sản phẩm chuyển giao riêng biệt theo Gieo. 

Phát triển yêu cầu 

Nếu đây là một phần trong những gì nhà cung cấp sẽ thực hiện, hãy nêu rõ và bao gồm các tài liệu tham khảo trong lịch trình mốc quan trọng của dự án và danh sách các mục tiêu bàn giao. 

Môi trường hệ thống phát triển và thử nghiệm tùy chỉnh 

Giống như mục trước 

Thiết kế kinh doanh và thiết kế kỹ thuật 

Giống như mục trước 

Yêu cầu về giao diện/tích hợp/hệ thống cũ 

Giống như mục trước. Yêu cầu phải cung cấp tất cả thông tin đã biết về những điều này để nhà cung cấp có thể ước tính và đề xuất phương án tiếp cận một cách đầy đủ và các yêu cầu này phải được đưa vào SOW của hợp đồng cuối cùng, lịch trình mốc quan trọng và danh sách các sản phẩm bàn giao. 

Chuyển đổi dữ liệu 

Cơ quan phải biết và truyền đạt tình trạng dữ liệu cần chuyển đổi. Thông thường, đây có thể là khu vực dễ bị tổn thương có chi phí cao và/hoặc rủi ro về hiệu suất. 

Bảng vật liệu 

Liệt kê tất cả các thành phần của phần mềm và phần cứng và ngày giao hàng dự kiến 

Kiểm tra 

Bao gồm các yêu cầu cho bất kỳ cài đặt, cấu hình, hệ thống, chức năng, sản phẩm, thử nghiệm beta/sản xuất và thử nghiệm chấp nhận cuối cùng. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng thời gian và môi trường thử nghiệm để mô phỏng một thử nghiệm thực tế. 

Tiêu chuẩn chấp nhận và thủ tục chấp nhận 

Bao gồm các tiêu chí chấp nhận cụ thể cho tất cả các sản phẩm từ báo cáo giấy đến quá trình bàn giao hệ thống cuối cùng. Nên xác định thời gian phê duyệt của cơ quan, thời gian nhà cung cấp nộp lại, v.v.  Đảm bảo không có thông tin mâu thuẫn nào được cung cấp ở đây và/hoặc trong ngôn ngữ hợp đồng thực tế. 

Quy trình quản lý rủi ro 

Bao gồm các yêu cầu/quy trình bằng văn bản về thời hạn hợp đồng và tăng cường tần suất và các lĩnh vực rủi ro (chi phí, tiến độ, thiết kế/phát triển, giao diện, v.v.) để giám sát/báo cáo tùy thuộc vào mức độ phức tạp của quá trình mua sắm. Báo cáo/sản phẩm bằng văn bản cũng có thể được yêu cầu. Việc thiết lập một tài khoản ký quỹ cũng có thể cần thiết để bảo vệ việc sử dụng liên tục phần mềm của nhà cung cấp trong trường hợp nhà cung cấp phá sản hoặc thay đổi kinh doanh khác có thể làm gián đoạn tính liên tục của hoạt động kinh doanh. 

Yêu cầu kiểm soát/đảm bảo chất lượng 

Mô tả tất cả các yêu cầu về kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng và giám sát của cơ quan hoặc nguồn IV&V độc lập, bao gồm tất cả các kế hoạch bắt buộc, báo cáo theo lịch trình và thông tin chi tiết về cách thức và thời điểm thu thập/xác thực số liệu. Nhìn thấy Chương 21 của hướng dẫn này để thảo luận toàn bộ về hợp đồng dựa trên hiệu suất và thỏa thuận mức dịch vụ. 

Quản lý cấu hình/thay đổi/kỹ thuật 

yêu cầu truy xuất quyết định 

Mô tả/liệt kê tất cả các sơ đồ, bản vẽ kỹ thuật, kế hoạch, tài liệu và các tài liệu truy xuất nguồn gốc khác cần thiết để duy trì tính độc lập trong hoạt động của cơ quan nếu cần và để ghi lại kinh nghiệm lịch sử để tham khảo trong tương lai. 

Yêu cầu quản lý dự án 

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của quá trình mua sắm, những yêu cầu này có thể đơn giản hoặc nghiêm ngặt. Trách nhiệm quản lý dự án có thể được chia sẻ giữa cơ quan và nhà cung cấp hoặc chỉ do một trong các bên thực hiện; tuy nhiên, điều này cần phải được nêu rõ ràng. Một số tiêu chuẩn quản lý dự án của Khối thịnh vượng chung có thể được yêu cầu đối với các dự án lớn và những dự án cần sự giám sát của VITA. 

Yêu cầu về đào tạo và tài liệu 

Có thể bao gồm đào tạo tại chỗ hoặc ngoài cơ sở tùy theo ngân sách của cơ quan. Bao gồm số lượng người tham gia, địa điểm, loại hình đào tạo cần thực hiện và tất cả các chi tiết về người hướng dẫn, đào tạo người hướng dẫn, lớp học, máy tính hoặc web.dựa trên, v.v. 

Cuộc họp/đánh giá (thiết kế/tình hình dự án/đánh giá) 

Sử dụng để kiểm soát dự án và duy trì tính toàn vẹn và trách nhiệm của dự án. Nhà cung cấp có thể hoặc không bắt buộc phải tham dự; tuy nhiên, nếu có, họ sẽ bao gồm chi phí đi lại vào giá của họ. Quy định về trợ cấp hàng ngày của Sở Kế toán Virginia được áp dụng. 

Yêu cầu về khả năng bảo trì và độ tin cậy và/hoặc hỗ trợ và bảo trì 

Bao gồm tất cả các yêu cầu về bảo trì và hỗ trợ trong thời gian bảo hành và bất kỳ năm nào ngoài thời hạn bảo hành theo ngân sách và được ghi trong hợp đồng. Các dịch vụ hỗ trợ liên quan thường sẽ dựa trên dịch vụ thương mại thông thường của nhà cung cấp, trừ khi có thương lượng khác. 

Yêu cầu về hiệu suất/chức năng 

Bao gồm việc cô lập lỗi, các thông số dung sai min-max, thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc, điều kiện môi trường, v.v. Kỳ vọng về mức độ dịch vụ và các động cơ khuyến khích để đáp ứng chúng có thể được đưa vào và theo dõi, để thanh toán đầy đủ hoặc thiết lập mức giảm phần trăm cho nhà cung cấp nếu cần thiết để khuyến khích thực hiện thành công. 

Hợp đồng giao hàng 

Liệt kê tất cả phần cứng, phần mềm, hệ thống/giải pháp và các sản phẩm giấy như kế hoạch QA/QC, kế hoạch kiểm soát cấu hình, kế hoạch thử nghiệm, kế hoạch/báo cáo IV&V, báo cáo tình hình hàng tháng, kế hoạch đánh giá rủi ro, kế hoạch dự án/mốc quan trọng, GANTT, v.v.  Bao gồm ngày đến hạn, số lượng, bất kỳ định dạng bắt buộc, phương tiện truyền thông (giấy, điện tử, CD, DVD, v.v.), thời hạn nộp, nộp cho ai/nơi nào, số ngày cơ quan phải xem xét/chấp nhận. 

Tiêu chuẩn/thông số kỹ thuật/chỉ thị 

Bao gồm tất cả các cơ quan/VITA/ COVA/ liên bang, thương mại hoặc công nghiệp, tiêu chuẩn cho quy trình SEI, khả năng truy cập IT /508 tuân thủ, HIPAA, môi trường, bao bì, kích thước, định dạng, v.v. và chỉ rõ liệu những thông tin này có sẵn để xem hay được đính kèm hay không. Hãy đảm bảo bao gồm bất kỳ bản vẽ hoặc thông số kỹ thuật cơ sở, thuật ngữ kỹ thuật, biểu đồ tổ chức, v.v. Hãy đảm bảo không bỏ qua hoặc loại trừ các tiêu chuẩn Liên bang có liên quan tại URL này: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-policies-tiêu chuẩn/ 

Các điều khoản của chính phủ hoặc nhà cung cấp 

Chỉ rõ bất kỳ thiết bị, cơ sở vật chất, vật liệu và nguồn lực nào sẽ được Khối thịnh vượng chung cung cấp cho nhà cung cấp hoặc ngược lại để thực hiện hợp đồng. Bao gồm ngày cung cấp, yêu cầu chuyển giao và thủ tục trả lại. 

Yêu cầu về tiến độ dự án/thời gian thực hiện 

Cung cấp thời hạn chung và lịch trình mốc quan trọng (hoặc yêu cầu nhà cung cấp đề xuất lịch trình sẽ được đưa vào bất kỳ hợp đồng nào sau đó) cùng với ngày dự kiến hoặc ngày cụ thể (ngày dương lịch hoặc "ngày sau khi trao giải"). Đưa kế hoạch dự án và mốc quan trọng xuống mức thấp nhất để theo dõi tình trạng hiệu suất tốt nhất. Xem xét bất kỳ sự phụ thuộc nào của dự án có thể ảnh hưởng đến các mốc quan trọng và lịch trình chung. 

Địa điểm biểu diễn 

Nếu không phải địa điểm của nhà cung cấp, hãy nêu địa điểm và tỷ lệ phần trăm thời gian ở cơ sở ngoài địa điểm; bao gồm cả việc tham dự cuộc họp của nhà cung cấp. Nếu buổi biểu diễn diễn ra tại VITA hoặc địa điểm người dùng được ủy quyền khác, hãy nêu cụ thể kỳ vọng về việc tham dự, kiểm tra lý lịch, quyền ra vào văn phòng, v.v. 

Yêu cầu về nhân sự đặc biệt/chủ chốt 

Nếu có yêu cầu trong thông báo mời thầu về việc nhà cung cấp phải cung cấp sơ yếu lý lịch của các nhân sự chủ chốt, những cá nhân này có thể được nêu tên trong SOW đàm phán cuối cùng kèm theo yêu cầu phải có sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan đối với bất kỳ sự thay thế nào trong thời hạn hợp đồng. Sau đó đưa tất cả những ngôn ngữ này vào trong lời chào hàng. Nếu một số nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của dự án, hãy nêu tên cụ thể và chỉ rõ cách thức thay thế họ cũng như thời điểm thay thế nếu họ rời khỏi dự án vì bất kỳ lý do gì. 

Loại giá 

Xác định rằng hiệu suất sẽ dựa trên thời gian & vật liệu và/hoặc giá cố định; tuy nhiên, biểu giá thực tế sẽ là một phụ lục riêng cho hợp đồng. 

Điểm liên lạc kỹ thuật 

Cung cấp tên và thông tin liên lạc của các nhà quản lý dự án được chỉ định và/hoặc đại diện kỹ thuật, cập nhật bằng cách sửa đổi hợp đồng khi cần thiết trong quá trình thực hiện hợp đồng. 

Bất kỳ yêu cầu bảo hành đặc biệt nào 

Đảm bảo những điều khoản này không trùng lặp với bất kỳ điều khoản bảo hành chung nào được nêu ở nơi khác trong hợp đồng. 

Yêu cầu về bảo mật và/hoặc quyền truy cập 

Bao gồm tất cả các yêu cầu về quyền truy cập vật lý và quyền truy cập dữ liệu (bản cứng và điện tử) và lưu trữ của cơ quan/VITA/Khối thịnh vượng chung. Các yêu cầu về bảo mật của VITA có tại trang web này: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-chính sách-tiêu chuẩn/ và việc tham chiếu đến nó phải được đưa vào SOW, nếu áp dụng cho việc mua sắm IT . Việc đối thoại với đại diện VITA AITR/Quản lý dự án của bạn về vấn đề này là rất quan trọng để xây dựng bất kỳ yêu cầu nào trong số này. 

Yêu cầu giám sát đám mây doanh nghiệp (ECOS) 

Kiểm tra hợp đồng toàn tiểu bang của VITA được sử dụng để phát hành SOW này. Nếu nó là không hợp đồng Dịch vụ đám mây hoặc Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS) và DOE không bao gồm các điều khoản bắt buộc của Cloud/SaaS hoặc nếu phạm vi hợp đồng DOE không ủy quyền và danh sách sản phẩm DOE không bao gồm các sản phẩm SaaS, liên hệ scminfo@vita.virginia.gov trước khi tiến hành xác định các bước tiếp theo. Nếu hợp đồng DOE bao gồm các điều khoản bắt buộc về Đám mây/SaaS, hãy liên hệ với enterpriseservices@vita.virginia.gov để xác định xem sản phẩm SaaS cụ thể đã được ECOS chấp thuận hay chưa và để xác định các bước tiếp theo.