Yêu cầu tài liệu (FOIA)

• Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai.
• Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
• Nếu bạn tin rằng quyền FOIA của bạn bị vi phạm, bạn có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án cấp hạt để buộc tuân thủ FOIA. Bạn cũng có thể liên hệ với Hội đồng tư vấn về tự do thông tin (http://foiacouncil.dls.virginia.gov) để có ý kiến tư vấn không ràng buộc.

Yêu cầu các hồ sơ hoặc tài liệu hiện có.
FOIA quy định về quyền truy cập vào hồ sơ, không phải quy định các cơ quan công quyền trả lời các câu hỏi về công việc của họ. Nó cũng không yêu cầu tạo một bản ghi không tồn tại. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(D).

Hãy cho chúng tôi biết bạn muốn nhận hồ sơ theo định dạng nào.
VITA sẽ làm việc với bạn để cung cấp hồ sơ điện tử theo định dạng mà VITA sử dụng trong hoạt động kinh doanh thông thường. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong bảng tính Excel, bạn có thể chọn nhận tài liệu Excel, một định dạng có sẵn khác như CSV hoặc PDF hoặc bản in. Xin lưu ý rằng việc in ấn và cung cấp bản sao giấy của hồ sơ được lưu trữ ở định dạng điện tử có thể sẽ phát sinh chi phí.

Chúng tôi có thể cần thảo luận yêu cầu của bạn với bạn.
Việc gửi yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu và chúng tôi muốn giải quyết yêu cầu của bạn theo cách mà cả hai bên đều đồng ý. Chúng tôi có thể cần thảo luận yêu cầu của bạn để đảm bảo chúng tôi hiểu rõ hồ sơ bạn đang tìm kiếm. Làm rõ yêu cầu cũng có thể giúp tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Trong trường hợp bạn yêu cầu hồ sơ có số lượng lớn, chúng tôi sẽ cố gắng đạt được thỏa thuận với bạn về cách phản hồi.

Cách yêu cầu hồ sơ từ VITA.
FOIA không yêu cầu yêu cầu của bạn phải được thực hiện bằng văn bản và bạn cũng không cần phải nêu cụ thể rằng bạn đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA. Tuy nhiên, yêu cầu bằng văn bản sẽ tạo ra hồ sơ về yêu cầu của bạn với tuyên bố rõ ràng về hồ sơ bạn yêu cầu để không có sự hiểu lầm nào so với yêu cầu bằng lời nói. Nó cũng giúp việc liên lạc với bạn dễ dàng hơn. Chúng tôi khuyến khích bạn yêu cầu hồ sơ bằng văn bản, bằng cách gửi email đến địa chỉ VITA FOIA.

Xác định hồ sơ bạn đang tìm kiếm với "độ cụ thể hợp lý".
Tiêu chuẩn thông thường này yêu cầu bạn phải cung cấp đủ thông tin cụ thể để chúng tôi có thể xác định và tìm thấy hồ sơ bạn đang tìm kiếm.  Xin lưu ý, các yêu cầu chung có nhiều khả năng phát sinh chi phí thực tế đáng kể trong việc truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu. Xem Va. Bộ luật §§ 2.2-3704(F) & (H).

Để yêu cầu hồ sơ VITA hoặc nếu bạn có thắc mắc, vui lòng liên hệ với nhân viên FOIA của chúng tôi, Joshua Heslinga.

Cách tốt nhất để yêu cầu hồ sơ là gửi email đến FOIA@vita.virginia.gov, nhưng bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua điện thoại tại (804)510-7288, hoặc qua thư tại:

Cơ quan Công nghệ Thông tin Virginia
ATTN: Cán bộ FOIA
7325 Đường Beaufont Springs
Richmond, VA 23225

Ngoài ra, Hội đồng tư vấn về tự do thông tin luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về FOIA. Liên hệ với nhân viên Hội đồng tại foiacouncil@dls.virginia.gov hoặc qua điện thoại tại (804) 698-1810. Bạn có thể gửi ý kiến công khai tới Hội đồng FOIA thông qua Mẫu ý kiến công khai FOIA. 

VITA phải phản hồi yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu.
Khoảng thời gian năm ngày bắt đầu từ ngày làm việc sau khi chúng tôi nhận được yêu cầu của bạn và không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.

Lý do đằng sau việc yêu cầu cung cấp hồ sơ công khai của VITA là không liên quan.
Trách nhiệm của VITA trong việc phản hồi yêu cầu của bạn là như nhau bất kể lý do bạn yêu cầu là gì. Tuy nhiên, FOIA quy định rằng cơ quan công có thể yêu cầu người yêu cầu cung cấp tên và địa chỉ hợp pháp của họ. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(A).

Có năm loại phản hồi yêu cầu FOIA chung.
Nếu VITA là người lưu giữ hồ sơ được yêu cầu, FOIA yêu cầu VITA phải phản hồi yêu cầu của bạn theo một trong những cách sau trong thời hạn năm ngày. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(B):

1. Chúng tôi cung cấp cho bạn hồ sơ bạn yêu cầu một cách đầy đủ
2. Chúng tôi sẽ giữ lại tất cả hồ sơ bạn yêu cầu vì tất cả hồ sơ đều phải tuân theo một điều khoản miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu chúng tôi giữ lại tất cả hồ sơ, chúng tôi phải gửi cho bạn phản hồi bằng văn bản. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung của hồ sơ bị giữ lại và nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
3. Chúng tôi cung cấp một số thông tin được yêu cầu nhưng giữ lại những thông tin khác. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, chúng tôi có thể biên tập một phần hồ sơ có thể bị giữ lại và cung cấp cho bạn phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho bạn phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại một số hoặc toàn bộ hồ sơ được yêu cầu.
4. Không tìm thấy hồ sơ yêu cầu hoặc hồ sơ không tồn tại. Nếu chúng tôi biết hoặc hiểu rằng một cơ quan khác có hồ sơ được yêu cầu, phản hồi của chúng tôi sẽ bao gồm thông tin liên hệ của cơ quan đó.
5. Nếu VITA không thể phản hồi yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày, chúng tôi phải nêu rõ lý do bằng văn bản. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, giúp chúng tôi có 12 ngày làm việc đầy đủ để trả lời yêu cầu của bạn.

Nếu yêu cầu được chuyển đến một cơ quan khác – ví dụ, vì VITA không phải là đơn vị lưu giữ hồ sơ được yêu cầu – chúng tôi sẽ xác định cơ quan khác và cung cấp thông tin liên hệ.

VITA có thể làm việc với bạn hoặc gửi đơn lên tòa án để xin thêm thời gian phản hồi.
Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc cung cấp hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thêm thời gian.

Cơ quan công có thể tính phí hợp lý nhưng không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu.

Cơ quan công có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu và phải nỗ lực hết sức để cung cấp hồ sơ theo yêu cầu với chi phí thấp nhất có thể. Không một cơ quan công nào được áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chi phí trung gian, phí ngoài luồng hoặc phí thặng dư nào để bù đắp chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh chung của cơ quan công. Bất kỳ khoản phí sao chép nào do cơ quan công quyền tính không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Trước khi tiến hành tìm kiếm hồ sơ, cơ quan công quyền phải thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu rằng cơ quan công quyền có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh trong quá trình truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu và hỏi người yêu cầu xem họ có muốn yêu cầu ước tính chi phí trước khi cung cấp hồ sơ theo yêu cầu như quy định tại tiểu mục F của § hay không. 2.2-3704 của Bộ luật Virginia. Việc có đưa ra những cáo buộc như vậy hay không là tùy thuộc vào quyết định của cơ quan công quyền.

Bạn có thể phải trả tiền cho những hồ sơ bạn yêu cầu từ VITA.
FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế khi trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành cho việc tìm kiếm và xem xét hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép và bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(F). 

VITA sẽ đánh giá xem có nên tính phí theo từng yêu cầu hay không.  Các khoản phí mà VITA đánh giá dựa trên thời gian mà nhân viên VITA dành cho yêu cầu, chẳng hạn như thời gian xem xét và biên tập hồ sơ.  Mức phí theo giờ mà VITA áp dụng cho các khoản phí thời gian như vậy là 45đô la/giờ, được thiết lập vào 2021 dựa trên mức lương tại thời điểm đó (không bao gồm các chế độ phúc lợi) của nhân viên VITA FOIA và chưa được tăng kể từ đó.

Bạn có thể phải trả tiền đặt cọc.
Nếu chúng tôi ước tính chi phí để phản hồi yêu cầu của bạn sẽ cao hơn $200 , chúng tôi có thể yêu cầu bạn đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục yêu cầu của bạn. Năm ngày chúng tôi có để phản hồi yêu cầu của bạn không bao gồm thời gian giữa lúc chúng tôi yêu cầu đặt cọc và lúc bạn phản hồi. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(H).

Bạn có thể yêu cầu chúng tôi ước tính chi phí trước khi VITA thực hiện yêu cầu của bạn.
Điều này sẽ cho phép bạn biết trước về chi phí ước tính hoặc cho bạn cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình để cố gắng giảm chi phí ước tính. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(F). 

Thanh toán phải được thực hiện sau khi nhận được hồ sơ.
Bạn cũng có thể thanh toán trước. Nếu bạn nợ tiền VITA từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, chúng tôi có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi xử lý và phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(I).

Nếu bạn không chắc chắn VITA có hồ sơ bạn yêu cầu hay không, vui lòng liên hệ với nhân viên FOIA của chúng tôi theo địa chỉ FOIA@vita.virginia.gov. Sau đây là mô tả chung về các loại hồ sơ do VITA lưu giữ:

• Chính sách, tiêu chuẩn, hướng dẫn và các ấn phẩm khác của VITA
• Hồ sơ liên quan đến nhân viên và viên chức của VITA
• Các hoạt động mua sắm do VITA thực hiện đối với hàng hóa và dịch vụ công nghệ thông tin
• Các hợp đồng CNTT mà VITA đã ký kết hoặc quản lý
• Hồ sơ liên quan đến việc thực hiện các trách nhiệm theo luật định khác của VITA

Xin lưu ý rằng VITA chỉ chịu trách nhiệm tìm kiếm và tạo hồ sơ của riêng mình để đáp ứng các yêu cầu của FOIA. Các yêu cầu FOIA về hồ sơ của các cơ quan khác phải được chuyển đến các cơ quan đó.  Mặc dù VITA cung cấp cơ sở hạ tầng công nghệ để các cơ quan khác chuyển dữ liệu, nhưng VITA không phải là đơn vị lưu giữ những hồ sơ đó và không thể đáp ứng các yêu cầu FOIA cho các thực thể đó. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3704(J); Và Bộ luật § 42.1-85(B).

Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. VITA thường giữ lại hồ sơ theo các miễn trừ sau:

• Hồ sơ nhân sự. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3705.1(1).
• Hồ sơ thuộc quyền riêng tư của luật sư-khách hàng hoặc sản phẩm công việc của luật sư. Xem Va. Bộ luật §§ 2.2-3705.1(2) & (3).
• Phần mềm thông tin độc quyền của nhà cung cấp. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3705.1(6).
• Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi trao hợp đồng. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3705.1(12) & § 2.2-4342.
• Hồ sơ mô tả hoặc liên quan đến bảo mật CNTT và kiểm soát truy cập. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3705.2(2).
• Hồ sơ liên quan đến các mối đe dọa an ninh mạng, lỗ hổng bảo mật hoặc kế hoạch bảo mật, việc công bố những thông tin này có thể gây nguy hiểm cho sự an toàn hoặc bảo mật. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3705.2(14).
• Hồ sơ liên quan đến các giao dịch mua sắm được thực hiện theo Đạo luật Mua sắm công của Virginia. Xem Va. Bộ luật § 2.2-4342.

Hơn nữa, FOIA không yêu cầu các cơ quan cung cấp hồ sơ theo yêu cầu của những người bị giam giữ hoặc bị giam giữ dân sự. Xem Va. Bộ luật § 2.2-3703(C).

Để bình luận về chất lượng hỗ trợ mà VITA cung cấp cho bạn, vui lòng sử dụng biểu mẫu bình luận công khai trực tuyến trên trang web của Hội đồng tư vấn về tự do thông tin.