Thay đổi đối với Yêu cầu quản lý mua sắm (PGR)
Việc nộp PGR được thực hiện thông qua Danh mục công nghệ Khối thịnh vượng chung (CTP)
Nhân viên CNTT của Cơ quan (AITR) và nhân viên mua sắm nộp PGR thông qua CTP. PGR sẽ không được xử lý cho đến khi mục nhập kế hoạch chiến lược CNTT có liên quan trong CTP được xác minh. Các yêu cầu PGR được gửi qua email dưới dạng Word sẽ được trả lại cho người yêu cầu để gửi qua CTP.
Làm mới công nghệ không cần PGR
Không yêu cầu nộp PGR để đổi mới công nghệ cho các dịch vụ/sản phẩm được cung cấp thông qua chương trình cơ sở hạ tầng của VITA.
Tuy nhiên, PGR là bắt buộc đối với các khoản tăng dần trong các dịch vụ/sản phẩm Đối tác CNTT mới hoặc hiện có được cung cấp cho một cơ quan, khi chi phí đầu tư vượt quá $250,000 chi phí một lần. Ví dụ về mức tăng gia tăng trong các dịch vụ/sản phẩm Đối tác CNTT mới hoặc hiện có yêu cầu PGR: 1) thêm máy tính để bàn cho cơ sở mới; và 2) mở rộng việc sử dụng dịch vụ hội nghị truyền hình của cơ quan với các nâng cấp về thiết bị và dịch vụ.
PGR không bắt buộc để gia hạn giấy phép, bảo trì và thỏa thuận hỗ trợ
Không cần PGR để gia hạn các giấy phép phần cứng và phần mềm đã được phê duyệt trước đó, cũng như các thỏa thuận bảo trì và hỗ trợ trong suốt thời hạn của hợp đồng. Ví dụ: gia hạn hàng năm giấy phép ứng dụng và hỗ trợ của Oracle. Việc gia hạn vẫn yêu cầu phải có mục trong Kế hoạch chiến lược CNTT của cơ quan và nộp yêu cầu mua hàng thông qua eVA. Tuy nhiên, việc thực hiện quyền chọn trong hợp đồng đòi hỏi phải có PGR.
Mục đích và phạm vi của PGR
PGR hỗ trợ CIO của Khối thịnh vượng chung xem xét và phê duyệt các yêu cầu đầu tư công nghệ của cơ quan. Đánh giá này áp dụng cho các khoản đầu tư từ $250,000 trở lên, theo § 2.2-2012 và § 2.2-2018.1 của Bộ luật Virginia. Việc phê duyệt PGR của CIO Khối thịnh vượng chung áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước và tổ chức giáo dục đại học, trừ khi được miễn trừ theo luật định. Đoàn mua sắm của VITA vẫn giữ nguyên. Xem bảng dưới đây.
Hợp đồng toàn tiểu bang – việc sử dụng hợp đồng toàn tiểu bang của VITA là bắt buộc khi mua tất cả hàng hóa và dịch vụ CNTT. Nếu không có hợp đồng VITA toàn tiểu bang cho hàng hóa hoặc dịch vụ CNTT cần thiết, hoạt động mua sắm sẽ cần được tiến hành dựa trên ma trận trên. Hợp đồng viễn thông của VITA là bắt buộc đối với tất cả các cơ quan hành pháp và tất cả các tổ chức giáo dục đại học.
Mọi hoạt động mua sắm CNTT với bất kỳ số tiền nào thông qua hợp đồng hợp tác (bao gồm cả GSA) đều phải được CIO chấp thuận.
Các cơ quan nộp PGR cho các hợp đồng mua sắm CNTT nguồn duy nhất, dịch vụ đám mây, hợp đồng hợp tác hoặc bất kỳ miễn trừ nào khác phải cung cấp tài liệu giải trình trước khi VITA xem xét ban đầu. (những người nằm trong phạm vi ủy quyền có thể được chấp thuận tại địa phương).
Dưới đây là sơ lược về đoàn mua sắm của VITA.
|
Khách hàng |
Hàng hóa & Dịch vụ trong phạm vi (Cơ sở hạ tầng & Ứng dụng doanh nghiệp) |
Hàng hóa và dịch vụ ngoài phạm vi (Ứng dụng dành riêng cho cơ quan, "Vật tư tiêu hao" và cơ sở hạ tầng. Được ủy quyền bởi MOU) |
Dịch vụ viễn thông |
Dịch vụ đám mây |
|---|---|---|---|---|
|
Khách hàng trong phạm vi (Dịch vụ cơ sở hạ tầng do MSI cung cấp) |
$0 Mã V cho VITA |
$250,000 Mã V cho Nhà cung cấp |
$0 TSR qua VITA |
$0 |
|
Khách hàng ngoài phạm vi (Dịch vụ cơ sở hạ tầng KHÔNG được cung cấp bởi MSI) |
$250,000 Mã V cho Nhà cung cấp |
$250,000 Mã V cho Nhà cung cấp |
$0 TSR qua VITA |
$0 |
| Giáo dục đại học – Bậc I | $250,000 Mã V cho Nhà cung cấp |
$250,000 Mã V cho Nhà cung cấp |
$0 TSR qua VITA |
$0 |
Áp dụng cho Khách hàng thuộc Quyền mua sắm của VITA
Hợp đồng toàn tiểu bang – việc sử dụng hợp đồng toàn tiểu bang của VITA là bắt buộc khi mua tất cả hàng hóa và dịch vụ CNTT. Nếu không có hợp đồng VITA toàn tiểu bang cho hàng hóa hoặc dịch vụ CNTT cần thiết, thì cần phải tiến hành mua sắm dựa trên ma trận trên. Hợp đồng viễn thông của VITA là bắt buộc đối với tất cả các cơ quan hành pháp và tất cả các tổ chức giáo dục đại học.
Mọi hoạt động mua sắm CNTT với bất kỳ số tiền nào thông qua hợp đồng hợp tác (bao gồm cả GSA) đều phải được CIO chấp thuận.
Các hợp đồng mua sắm CNTT nguồn duy nhất có giá trị từ 250,000 đô la trở lên phải được VITA chấp thuận (những hợp đồng nằm trong giới hạn ủy quyền có thể được chấp thuận tại địa phương).
Yêu cầu ủy quyền, nguồn duy nhất và phê duyệt hợp đồng hợp tác phải được gửi tới SCMinfo@vita.virginia.gov.
Mẫu đơn có sẵn tại đây.
Quy trình đánh giá PGR
Bộ phận Quản lý đầu tư công nghệ thông tin (ITIMD) phối hợp xem xét PGR và chuẩn bị các khuyến nghị cho CIO. Đánh giá bao gồm việc điều chỉnh chiến lược và cơ sở kinh doanh cho hoạt động mua sắm, điều chỉnh với kiến trúc kỹ thuật của doanh nghiệp và đề xuất chiến lược tìm nguồn cung ứng. Đánh giá bao gồm ba hoạt động:
| Hoạt động | Thời gian xem xét mục tiêu | Sự miêu tả |
|---|---|---|
| Đánh giá ban đầu | Trong vòng 4 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phê duyệt PGR hoặc Hồ sơ kinh doanh đầu tư, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. | Xác định xem có đủ thông tin để hoàn tất đánh giá hay không; xác định thông tin bổ sung cần thiết hoặc các vấn đề cần giải quyết. |
| Đánh giá/Khuyến nghị về Quản trị Nhân viên VITA | Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi hoàn tất Đánh giá ban đầu. | Đánh giá đầy đủ PGR. |
| Phê duyệt của CIO | Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi hoàn tất quản lý Nhân viên VITA. | Soạn thảo và nộp đề xuất của CIO. |