34.4 Tiến hành thanh lý hợp đồng
34.4.7 Thanh toán cuối cùng
Đối với tất cả các đại lý, việc thanh toán hợp đồng phải là bước cuối cùng trong quá trình kết thúc hợp đồng. Điều này có thể không khả thi đối với các hợp đồng toàn tiểu bang của VITA khi các cơ quan mua hàng thông qua lệnh mua riêng lẻ thông qua eVA và khi thời hạn lệnh mua kéo dài sau ngày kết thúc hợp đồng. Tuy nhiên, người quản lý hợp đồng VITA phải xác nhận với nhà cung cấp rằng không có cơ quan nào chậm thanh toán. Nếu có, người quản lý hợp đồng VITA phải theo đuổi việc đóng hợp đồng thay mặt cho nhà cung cấp.
Người quản lý hợp đồng phải xem xét hợp đồng (hoặc lệnh mua hàng) để tìm bất kỳ nghĩa vụ giảm giá, giữ lại, chia sẻ chi phí hoặc chia sẻ phí nào và xác nhận không có bất kỳ khoản thưởng hoặc hình phạt nào về hiệu suất chưa thanh toán để đảm bảo rằng bất kỳ điều chỉnh hoặc bù trừ liên quan nào đều được đưa vào hóa đơn cuối cùng, theo thỏa thuận chung của nhà cung cấp.
Không được thanh toán khoản cuối cùng cho nhà cung cấp nếu nhà cung cấp chậm nộp bất kỳ báo cáo hoặc sản phẩm giao hàng nào theo hợp đồng hoặc cho đến khi tất cả các báo cáo kết thúc hợp đồng được các bên liên quan ký. Ngoài ra, người quản lý hợp đồng có thể muốn xác nhận với các nhà thầu phụ rằng họ đã được nhà cung cấp (nhà thầu chính) thanh toán cho tất cả công việc đã thực hiện và lập hóa đơn cho đến nay trước khi phát hành khoản thanh toán cuối cùng.
Nếu có bất kỳ tranh chấp liên hệ nào đang chờ xử lý tại thời điểm kết thúc hợp đồng, theo § 2.2-4363 của Bộ luật Virginia, bất kỳ khiếu nại hợp đồng liên quan nào, cho dù là về tiền hay biện pháp khắc phục khác, sẽ được nhà cung cấp gửi bằng văn bản tới Khối thịnh vượng chung (cơ quan) chậm nhất là 60 ngày sau khi khoản thanh toán cuối cùng được thực hiện cho nhà cung cấp; tuy nhiên, thông báo bằng văn bản về ý định nộp khiếu nại đó của nhà cung cấp phải được gửi tới cơ quan tại thời điểm xảy ra hoặc bắt đầu công việc mà khiếu nại dựa trên. Người quản lý hợp đồng sẽ tạo điều kiện để hoàn tất việc này.
Điều quan trọng là phải đẩy nhanh giai đoạn này để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu thanh toán theo luật định được quy định trong Bộ luật Virginia, Mục § 2.2-4347 đến § 2.2-4354.
Nhà cung cấp phải ký xác nhận để xác nhận khoản thanh toán cuối cùng đã được lập hóa đơn và nhận được. Nếu không, nhà cung cấp phải đính kèm hóa đơn cuối cùng vào biên nhận. Người quản lý hợp đồng sẽ gửi biên nhận và hóa đơn thông qua quy trình phê duyệt phù hợp, sau đó đến cơ quan thanh toán thích hợp để thanh toán và sẽ theo dõi cho đến khi khoản thanh toán cuối cùng được cơ quan thanh toán xác nhận và được xác nhận bằng biên lai có chữ ký của nhà cung cấp.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.