Chương 34 - Quản Lý Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

34.3.5 Phạm vi

Người quản lý hợp đồng cũng sẽ xử lý các sửa đổi phạm vi hợp đồng do chủ doanh nghiệp/quản lý dự án trình bày. Cần phải thúc đẩy việc cân nhắc cẩn thận các thay đổi về phạm vi để loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn đối với cơ quan và Khối thịnh vượng chung, đặc biệt là trong các lĩnh vực ngân sách, lịch trình, sự phụ thuộc lẫn nhau có thể tác động đến các hệ thống và/hoặc cơ sở hạ tầng cũ hiện có hoặc đã được lên kế hoạch, hoặc vượt quá hoặc giảm mục đích và mục tiêu của hoạt động mua sắm ban đầu.

Việc sửa đổi phạm vi có thể bao gồm từ việc thêm một buổi đào tạo khác đến việc thêm một giao diện khác hoặc tăng số lượng giấy phép phần mềm. Mỗi ví dụ này cũng sẽ làm tăng giá hợp đồng, do đó cần phải sửa đổi biểu giá. Một buổi đào tạo bổ sung hoặc thêm nhiều giấy phép phần mềm hơn có thể sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ cột mốc quan trọng nào hoặc tiến độ của dự án; tuy nhiên, một giao diện mới chắc chắn có thể ảnh hưởng, do đó bất kỳ mốc quan trọng nào có thể bàn giao và ngày thanh toán đều cần phải điều chỉnh. Ngoài ra, quyền truy cập vào cơ sở hạ tầng VITA, một số dữ liệu hoặc cơ sở của Khối thịnh vượng chung có thể bị ảnh hưởng; lịch trình thử nghiệm đã lên kế hoạch và nhiều lĩnh vực khác có thể phải thay đổi do một thay đổi phạm vi duy nhất. Đề xuất giá của nhà cung cấp phát sinh do thay đổi phạm vi nên được đưa vào tài liệu sửa đổi.

Sau đây là một ví dụ khác về cách thay đổi phạm vi có thể tác động đến các điều khoản hợp đồng khác: Nếu tiêu chí hiệu suất, tiêu chí chấp nhận hoặc yếu tố thỏa thuận mức dịch vụ được sửa đổi, có thể sẽ cần phải có sự đàm phán giữa các bên. Nhà cung cấp hoặc cơ quan có thể muốn điều chỉnh bất kỳ ưu đãi hoặc hình phạt nào về hiệu suất dựa trên sự thay đổi.

Người quản lý hợp đồng nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ chủ doanh nghiệp/quản lý dự án để giúp xác định tất cả các lĩnh vực của hợp đồng cần sửa đổi do thay đổi phạm vi và kết hợp tất cả chúng vào cùng một sửa đổi. Không làm như vậy có thể gây ra xung đột và/hoặc các vấn đề có khả năng tranh chấp. VITA cũng sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan trong lĩnh vực này bằng cách gửi email tới: scminfo@vita.virginia.gov.