Chương 29 - Trao Thầu Và Sau Trao Thầu Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

29.1.0 Trước khi trao giải

Sau khi hoàn tất đàm phán, nếu có, và trước khi trao bất kỳ hợp đồng công nghệ thông tin (IT) nào, người đứng đầu bộ phận mua sắm được giao phải xác thực nhà cung cấp tuân thủ các yêu cầu quan trọng hoặc theo luật định sau:

• Đã đăng ký đúng với eVA. 
• Tuân thủ theo quy định của Khối thịnh vượng chung: không có tình trạng chậm nộp thuế bán hàng với Khối thịnh vượng chung (Irms.Support@Thuế.Virginia.Gov) và không có trong Danh sách cấm của Khối thịnh vượng chung: (https://logi.cgieva.com/External/rdPage.aspx?rdReport=Public.Reports.Report9020_Data).  
• Tuân thủ theo quy định của Liên bang: không có trong Danh sách các bên bị loại trừ của Chính phủ Liên bang (https://sam.gov/), nếu tiền liên bang được sử dụng để tài trợ cho bất kỳ phần nào của dự án hoặc việc mua lại. 
• Tuân thủ theo quy định của Khối thịnh vượng chung: được đăng ký với Ủy ban Tổng công ty Nhà nước (SCC) và được phép giao dịch kinh doanh trong Khối thịnh vượng chung (https://www.scc.virginia.gov/businesses/). 
• Không bị cấm sử dụng trên các hệ thống liên bang bởi Bộ An ninh Nội địa theo § 2.2-5514 của Bộ luật Virginia. 

Trừ khi được miễn theo luật định, trước khi trao bất kỳ hợp đồng CNTT nào có giá trị từ 250,000 đô la trở lên hoặc hợp đồng cho một dự án lớn, các cơ quan phải có được các đánh giá và phê duyệt VITA bắt buộc. Ngoài ra, quy trình Rà soát quản trị mua sắm (PGR) phải được tuân thủ đối với bất kỳ khoản đầu tư công nghệ nào có giá trị từ 250,000 đô la trở lên. 

Hồ sơ mua sắm cũng phải bao gồm việc xác định và lập kế hoạch giảm thiểu “Rủi ro cao” cũng như báo cáo, cũng như sự chấp thuận của Văn phòng Tổng chưởng lý (OAG) và VITA, theo § 2.2-4303.01. Nếu hoạt động mua sắm là mua sắm trên nền tảng đám mây, hồ sơ mua sắm phải bao gồm phê duyệt Đánh giá bảo mật ECOS bắt buộc và bất kỳ yêu cầu hợp đồng hoặc ngoại lệ bảo mật nào của VITA Security. Đánh giá bảo mật ECOS và các ngoại lệ bảo mật có thể được coi là độc quyền của nhà cung cấp và không được công bố rộng rãi, do đó, một phiên bản hợp đồng đã biên tập cũng có thể được yêu cầu cho các mục đích đó. Trước khi đăng thông báo trúng thầu, hồ sơ mua sắm và hợp đồng phải được chuẩn bị để các nhà cung cấp khác có thể xem xét. 

Các thành viên trong nhóm đánh giá được yêu cầu hoàn thành và nộp khảo sát của nhóm đánh giá trong Phụ lục A khi kết thúc mỗi đợt mua sắm có tiến hành đánh giá. Người đứng đầu bộ phận mua sắm hoặc người liên hệ duy nhất phải cung cấp cho các thành viên trong nhóm biểu mẫu khảo sát và thông tin chi tiết về việc gửi. VITA SCM đang thu thập và chia sẻ những bài học kinh nghiệm. 

Các chuyên gia mua sắm IT và quản lý dự án của Khối thịnh vượng chung có thể liên hệ scminfo@vita.virginia.gov tôif quan tâm đến việc thu thập và/hoặc chia sẻ những bài học kinh nghiệm của nhóm đánh giá.