Chương 26 - Đàm Phán Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

Dưới đây là danh sách các phương pháp đàm phán tốt nhất:

• Biết rằng bất cứ điều gì trong hợp đồng đều có thể được thảo luận. Chỉ vì một điều gì đó được in ra không DOE nghĩa là nó không thể thương lượng. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ quan điểm của cơ quan về từng nội dung đàm phán.
• Người đứng đầu bộ phận mua sắm của cơ quan; tức là người liên hệ duy nhất, sẽ chủ trì và dẫn dắt các phiên đàm phán.
• Xác định từng điểm cần đàm phán bằng cách sử dụng chương trình nghị sự đã viết sẵn.
• Thiết lập các thông số thảo luận cho từng điểm.
• Trước tiên hãy xác định các vấn đề quan trọng và cân nhắc thời điểm thích hợp để đàm phán.
• Hãy cố gắng giải quyết một vấn đề trước khi chuyển sang vấn đề tiếp theo.
• Thảo luận về các giới hạn ngân sách, chính sách và hạn chế liên quan đến chương trình hoặc việc mua sắm.
• Hãy chuẩn bị thảo luận các giải pháp thay thế.
• Đàm phán trên cơ sở cân bằng. Nếu nhà cung cấp có hỗ trợ về mặt pháp lý hoặc kỹ thuật, hãy mang theo những người tương đương có trình độ của cơ quan đó hoặc ngược lại.
• Tránh tranh cãi, ngắt lời và thỏa thuận nhanh chóng.
• Hãy có đạo đức, công bằng và kiên định.
• Cố gắng đạt được kết quả WIN-WIN để cả hai bên đạt được hợp đồng thỏa đáng khi kết thúc đàm phán và chia sẻ rủi ro và trách nhiệm cân bằng.
• Đừng bao giờ đánh giá thấp khả năng hoặc kiến thức của bên kia vì có thể họ cũng đã làm bài tập về nhà rồi.
• Tránh thu hẹp phạm vi lựa chọn xuống chỉ còn một nhà cung cấp.
• Đừng bao giờ bỏ qua những vấn đề hoặc rắc rối của phía bên kia.
• Đừng để giá cả lấn át các mối quan tâm hoặc vấn đề khác. Mức giá rẻ sẽ không đền bù được cho một cơ quan về một hệ thống hoặc sản phẩm mà DOE không đáp ứng được mọi yêu cầu.
• Tìm kiếm điểm chung mà không tốn quá nhiều thời gian.
• Luôn có vị trí dự phòng.
• Không bao giờ tiết lộ nội dung của các đề xuất khác cho nhà cung cấp.
• Không đàm phán những lĩnh vực nằm ngoài phạm vi chào hàng; tức là phạm vi mở rộng.
• Sẽ công bằng hơn khi giao dịch bằng cách nhượng bộ và nhận được sự nhượng bộ.
• Cố gắng không chấp nhận câu trả lời “không” đầu tiên. Bày tỏ mối quan tâm, đưa ra lời phản biện và/hoặc mời những giải pháp thay thế để thảo luận.
• Hãy kiên trì khi nói đến giá cả và hạn chế ngân sách của cơ quan.
• Hãy kiên nhẫn, hợp lý, công bằng và tôn trọng.
• Không bao giờ thỏa hiệp nhu cầu kinh doanh hoặc yêu cầu tuân thủ của bạn.