Chương 25 - Hình Thành Hợp Đồng Công Nghệ Thông Tin

25.8.22 Giá CNTT

Trong khi nghĩa vụ của nhà cung cấp IT đối với cơ quan có thể phức tạp thì nghĩa vụ chính của cơ quan lại rất đơn giản. Cơ quan này trả tiền cho nhà cung cấp cho các dịch vụ hoặc sản phẩm IT . Hợp đồng phát triển hệ thống thường dành cho các dự án phức tạp lớn và thường được yêu cầu thanh toán theo tiến độ. Một cơ quan có thể quản lý rủi ro của các dự án này bằng cách thanh toán theo từng đợt dựa trên các mốc quan trọng của dự án hoặc giữ lại một phần phí cho đến khi cơ quan đó cho rằng phần mềm/hệ thống là có thể chấp nhận được. Để hoạt động trong những hạn chế này, các nhà cung cấp IT ngày càng chia nhỏ các dự án thành nhiều phần nhỏ hơn, thực hiện trong thời gian ngắn hơn. Các cơ quan có thể muốn đánh giá xem liệu có lợi hơn khi trả nhiều tiền hơn cho các dịch vụ của nhà cung cấp trong việc triển khai phần mềm hay không, thay vì trả tiền cho bản quyền phần mềm.

Thỏa thuận cấp phép phần mềm có thể yêu cầu thanh toán một lần hoặc thanh toán định kỳ, tùy thuộc vào việc giấy phép phần mềm được xem là đăng ký hay "đã thanh toán". Dịch vụ/lưu trữ ứng dụng và phần mềm dưới dạng dịch vụ thường dựa trên hình thức đăng ký. Phí tùy thuộc vào mức sử dụng và có thể tính theo tháng hoặc theo năm. Phí bảo trì là phí định kỳ bất kể giấy phép cơ bản được thanh toán một lần hay là đăng ký liên tục và có thể bao gồm thêm phí theo giờ. Giá bảo trì phải dựa trên giá thực tế đã trả cho phần mềm sau khi đã giảm giá và đàm phán, thay vì giá niêm yết, thường cao hơn đáng kể. Các thỏa thuận IT thường liệt kê số tiền phí và phương thức thanh toán trong một phụ lục (phụ lục) của hợp đồng. Hợp đồng có thể nêu rõ số tiền được nêu trong phụ lục sẽ có hiệu lực trong thời hạn cơ sở sau khi hợp đồng được ký kết. Nếu cơ quan đồng ý với bất kỳ mức tăng nào, mức tăng đó phải được giới hạn ở mức phần trăm cố định thấp hoặc ở mức phần trăm dựa trên chỉ số lạm phát đã công bố, chẳng hạn như Chỉ số giá tiêu dùng. Sau đây là nội dung trích từ mẫu hợp đồng "Giải pháp" của VITA:

"Để xem xét Giải pháp và bất kỳ sản phẩm và Dịch vụ bổ sung nào được cung cấp theo đây, Người dùng được ủy quyền sẽ trả cho Nhà cung cấp khoản phí được nêu trong Phụ lục B, trong đó liệt kê mọi khoản phí và lệ phí. Phí và bất kỳ chiết khấu liên quan nào sẽ được áp dụng trong suốt thời hạn của Hợp đồng này; tuy nhiên, trong trường hợp phí hoặc chiết khấu được áp dụng cho bất kỳ khoảng thời gian nào ngắn hơn toàn bộ thời hạn, Nhà cung cấp đồng ý rằng Nhà cung cấp sẽ không tăng phí nhiều hơn một lần trong bất kỳ khoảng thời gian mười hai (12) tháng nào, bắt đầu từ cuối năm thứ nhất (1). Không có mức tăng nào vượt quá mức thấp hơn trong hai mức sau: ba phần trăm (3%) hoặc mức tăng hàng năm của Chỉ số giá tiêu dùng cho tất cả người tiêu dùng đô thị (CPI-U), Giá trung bình của thành phố Hoa Kỳ, Tất cả các mặt hàng, Không điều chỉnh theo mùa, do Cục Thống kê Lao động thuộc Bộ Lao động công bố (http://www.bls.gov/cpi/home.htm), cho ngày có hiệu lực của mức tăng so với cùng chỉ số một (1) năm trước đó. Bất kỳ thay đổi nào về giá như vậy phải được nộp bằng văn bản theo quy định trên và sẽ không có hiệu lực trong sáu mươi (60) ngày sau đó. Nhà cung cấp đồng ý giảm giá để đảm bảo tuân thủ Mục Giá cạnh tranh."

Cơ quan phải yêu cầu thông báo đầy đủ về bất kỳ đợt tăng giá nào để có thể thay thế nhà cung cấp nếu thấy giá quá cao. Cơ quan cũng có thể muốn đưa vào một điều khoản chung theo các dòng sau: "Đối với tất cả các dịch vụ mà Nhà cung cấp thực hiện cho Cơ quan, Nhà cung cấp sẽ chỉ tính những số tiền hợp lý và thông thường. Nhà cung cấp sẽ không tính phí cho Cơ quan nhiều hơn mức phí tiêu chuẩn của Nhà cung cấp cho các dịch vụ tương tự dành cho những khách hàng khác."

Câu đầu tiên ở trên kêu gọi giá cả hợp lý. Cơ quan này sẽ muốn lấy báo giá từ các nhà cung cấp khác để đảm bảo rằng mức giá mà nhà cung cấp yêu cầu là công bằng. Câu thứ hai là điều khoản định giá theo nguyên tắc tối huệ quốc và có lợi cho cơ quan này. Thông thường, chỉ những cơ quan có vị thế thương lượng tốt nhất mới có thể có được điều khoản như vậy. Để thực thi điều khoản này, một cơ quan sẽ muốn có quyền kiểm tra sổ sách và hồ sơ của nhà cung cấp.

Một điều khoản dễ đàm phán hơn có thể là điều khoản mang lại cho một cơ quan lợi ích từ bất kỳ lời đề nghị tốt hơn nào mà nhà cung cấp có thể đưa ra cho bất kỳ cơ quan công nào khác trong Khối thịnh vượng chung. Sau đây là một điều khoản tương tự như thế này: "Nhà cung cấp đồng ý rằng nếu bất kỳ lời đề nghị nào được đưa ra hoặc thỏa thuận nào được Nhà cung cấp ký kết với bất kỳ cơ quan công cộng nào khác của Khối thịnh vượng chung cho các chương trình tương tự đáng kể với khối lượng tương tự đáng kể với mức giá thấp hơn mức giá cho Cơ quan phản ánh trong Thỏa thuận này, thì mức giá phản ánh trong Thỏa thuận này sẽ được giảm xuống mức giá được đề nghị cho cơ quan công cộng đó."