Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

24.5.0 Chuẩn bị RFP

Khi chuẩn bị RFP, hãy giải quyết các vấn đề và câu hỏi trong Phụ lục B, Danh sách kiểm tra các vấn đề cần giải quyết trước và trong quá trình chuẩn bị RFP, và làm theo các khuyến nghị về phương pháp hay nhất sau: 

•  Việc lập kế hoạch RFP và tài liệu RFP phải toàn diện. RFP phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, trực tiếp, tránh các thuật ngữ mơ hồ, mâu thuẫn và không xác định. Tất cả các từ viết tắt và các thuật ngữ quan trọng khác cần được định nghĩa. 
• Chỉ VITA SCM:Sử dụng mô hình quy trình tìm nguồn công nghệ (TSP) để chuẩn bị và đánh giá RFP. 
• Sử dụng mẫu RFP chuẩn và/hoặc được ủy quyền. Điều này giúp đảm bảo mọi nhu cầu của dự án được xác định và truyền đạt rõ ràng tới các nhà cung cấp. Mẫu RFP bao gồm “danh sách tổng hợp” các vấn đề điển hình cần được giải quyết để kích hoạt quá trình suy nghĩ hiệu quả và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào. VITA đã phát triển mẫu RFP để các chuyên gia tìm nguồn cung ứng của VITA sử dụng. VITA SCM cung cấp chương trình đào tạo cho các công ty khách hàng về cách sử dụng mẫu này và nên thực hiện trước khi sử dụng lần đầu. Liên hệ scminfo@vita.virginia.gov để đào tạo RFP. 
• Cung cấp mọi thông tin cần thiết để bên thứ ba hiểu được tình hình hiện tại hoặc nhu cầu kinh doanh, giải pháp mong muốn và các điều khoản và điều kiện của mối quan hệ trong tương lai. 
• Cần hết sức cẩn thận khi chuẩn bị các câu hỏi cho nhà cung cấp để hình thành các yêu cầu về kỹ thuật và chức năng. Đây là phần “chính” của RFP. 
• Xử lý vấn đề đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn và biện pháp thực hiện, kỳ vọng về mức độ dịch vụ, v.v. 
• Giải quyết các vấn đề nâng cấp, cải tiến, mở rộng, sửa đổi, phục hồi sau thảm họa, đảm bảo kinh doanh, đào tạo cũng như các tiêu chuẩn về môi trường, bảo mật, an ninh và quyền riêng tư dữ liệu của liên bang, tiểu bang và địa phương. 
• Bao gồm các yêu cầu phù hợp, mẫu hợp đồng IT được đề xuất (xem Chương 25, Hình thành hợp đồng IT .) (Các cơ quan khác: xem hộp văn bản bên dưới.) Điều này đặt gánh nặng hiểu biết lên vai các nhà cung cấp để nắm bắt các yêu cầu của dự án và chuẩn bị các đề xuất đáp ứng đầy đủ. 
• Bao gồm các số liệu đánh giá hiệu suất riêng biệt và có thể đo lường được cùng các điều khoản thực thi rõ ràng, bao gồm cả hình phạt hoặc ưu đãi trong dự thảo hợp đồng được chuẩn bị cùng với RFP.  

VITA đã xây dựng và phê duyệt các điều khoản và điều kiện hợp đồng IT được tùy chỉnh cho từng loại hình mua sắm IT cụ thể: Dịch vụ, Phần mềm, Giải pháp, Phần cứng, Bảo trì phần cứng, Đám mây và phụ lục giấy phép EULA. Các cơ quan được khuyến khích sử dụng mẫu hợp đồng do nhân viên VITA phát triển, đặc biệt là trong trường hợp RFP cho các hợp đồng có rủi ro cao. Nếu một cơ quan quyết định sử dụng mẫu riêng của mình, cơ quan đó phải đảm bảo rằng các Yêu cầu tối thiểu đối với Mua sắm IT lớn, Mua sắm IT rủi ro cao và Mua sắm được ủy quyền được đưa vào RFP. Bạn có thể tìm thấy thông tin này trên trang web của SCM tại địa chỉ này trong phần Biểu mẫu: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. Các chuyên gia mua sắm của công ty phải được đào tạo về cách sửa đổi mẫu của chúng tôi đúng cách trước khi sử dụng chúng lần đầu tiên. Để biết thêm thông tin về cách nhận đào tạo và truy cập vào mẫu hợp đồng và chào hàng IT của chúng tôi, vui lòng liên hệ với VITA SCM theo địa chỉ: scminfo@vita.virginia.gov.   Tham khảo Chương 28 để biết thêm thông tin về các điều khoản và điều kiện bắt buộc liên quan đến bảo mật và đám mây. 

Sau khi hoàn tất các yêu cầu, ngoài các điều khoản hợp đồng chung của cơ quan, các điều khoản IT phù hợp cũng cần được đưa vào, cũng như bất kỳ điều khoản đặc biệt nào để đề phòng mọi rủi ro bất thường liên quan đến dự án. Các chuyên gia tìm nguồn cung ứng VITA sẽ sử dụng mẫu đã được phê duyệt hoặc các định nghĩa và thuật ngữ chính phù hợp với loại hình mua sắm, trong khi các cơ quan nên bao gồm tất cả các điều khoản cần thiết liên quan đến mua sắm IT như các điều khoản cần thiết liên quan đến dịch vụ, phần cứng hoặc phần mềm có thể bao gồm: Quyền sở hữu trí tuệ, Bên thứ ba mua lại phần mềm, Nâng cấp phần mềm, Xử lý phần mềm, Mã nguồn, Thời hạn cấp phép phần mềm, bảo hành đặc biệt, v.v. Các cơ quan đã được ủy quyền để tiến hành mua sắm IT của riêng mình có thể yêu cầu hỗ trợ cho các giải pháp phức tạp, nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng và/hoặc phần mềm dưới dạng dịch vụ mua sắm IT bằng cách liên hệ với SCM theo địa chỉ sau: scminfo@vita.virginia.gov.  

Nếu một cơ quan đang có kế hoạch công bố RFP cho một hoạt động mua sắm được dự đoán sẽ dẫn đến “hợp đồng rủi ro cao”, theo định nghĩa của § 2.2-4303.01 của Bộ luật Virginia, VITA và OAG phải xem xét RFP trước khi công bố. Các đánh giá như vậy sẽ được tiến hành trong vòng 30 ngày làm việc và bao gồm đánh giá mức độ tuân thủ của RFP đối với luật tiểu bang hiện hành, cũng như đánh giá tính phù hợp của các điều khoản và điều kiện của RFP. 

Các cơ quan nên liên hệ với Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) của VITA theo địa chỉ: scminfo@vita.virginia.gov trong giai đoạn lập kế hoạch mua sắm trước khi phát hành thông báo mời thầu có rủi ro cao. SCM sẽ hỗ trợ cơ quan trong việc chuẩn bị và đánh giá RFP, xác định và chuẩn bị các biện pháp thực hiện và điều khoản thực thi cần thiết.  

Một dự án là một phần của sáng kiến liên bang lớn hơn hoặc được tài trợ bằng tiền liên bang có thể yêu cầu bao gồm các điều khoản cụ thể phải được truyền đạt từ nhà tài trợ hoặc từ luật liên bang. Ví dụ là Đạo luật HITECH và HIPAA cho các dự án liên quan đến hồ sơ sức khỏe. Rõ ràng, loại dự án này hoặc dự án liên quan đến dữ liệu trong bất kỳ cơ quan Khối thịnh vượng chung nào xử lý thông tin sức khỏe cá nhân, thông tin bí mật hoặc nhạy cảm của công dân; tức là Bộ Y tế, Bộ Phương tiện Cơ giới hoặc Bộ Dịch vụ Xã hội, cũng có thể có nhu cầu bảo mật hoặc bảo vệ dữ liệu đặc biệt. Các viên chức mua sắm nên tìm kiếm, hỏi, nghiên cứu các nguồn nội bộ có sẵn, OAG và VITA để xác định các yêu cầu về các điều khoản và điều kiện đặc biệt như vậy. 

Điều quan trọng là phải thực hiện đánh giá chất lượng bản chào hàng để loại bỏ các điều khoản trùng lặp, mơ hồ và xung đột.