Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

24.2.1 RFP dựa trên giải pháp

RFP dựa trên giải pháp yêu cầu các nhà cung cấp đề xuất giải pháp kinh doanh IT để giải quyết các vấn đề và mục tiêu đã xác định của cơ quan. RFP dựa trên giải pháp nêu tóm tắt nhu cầu kinh doanh, mô tả vấn đề công nghệ và yêu cầu các thông số kỹ thuật và yêu cầu tối thiểu. Các nhà cung cấp được phép sử dụng chuyên môn, sự sáng tạo và nguồn lực của mình trên thị trường công nghệ phổ rộng để đề xuất các giải pháp sáng tạo và tiết kiệm chi phí. RFP dựa trên giải pháp có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp giải pháp cho chỉ một phần của vấn đề kinh doanh hoặc đề xuất các giải pháp mang tính khái niệm cấp cao được đánh giá dựa trên một bộ yêu cầu chi tiết.

Các cơ quan nên cố gắng giảm thiểu các yêu cầu và thông số kỹ thuật để có thể linh hoạt trong việc đề xuất các loại giải pháp. Các thông số kỹ thuật và yêu cầu đặt ra giới hạn và có thể loại bỏ hoặc hạn chế các mục hoặc giải pháp mà nhà cung cấp có thể đưa vào đề xuất của mình. Các thông số kỹ thuật công nghệ phải được viết ra để khuyến khích chứ không phải ngăn cản sự cạnh tranh, đồng thời cố gắng tìm kiếm tính kinh tế cho mục đích và giải pháp công nghệ dự định. Sau đó, một cơ quan có thể xác định giải pháp công nghệ, chứ không phải một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu công nghệ hoặc kinh doanh của mình.

Một phần của quá trình ra quyết định về thời điểm sử dụng RFP dựa trên giải pháp bao gồm việc thực hiện phân tích rủi ro. Là một phần của phân tích rủi ro, nhóm dự án mua sắm sẽ giải quyết các câu hỏi sau:

Vấn đề kinh doanh công nghệ có tạo ra cơ hội chia sẻ rủi ro có lợi cho cả hai bên giữa cơ quan và nhà cung cấp không?

• Những yếu tố nào có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách?

• Có thể đánh giá các giải pháp đề xuất một cách đồng đều không?

• Giải pháp có thể được đánh giá dựa trên phân tích tổng chi phí sở hữu kết hợp chi phí dự kiến để hỗ trợ giải pháp được đề xuất và các lựa chọn tài chính khác không?

Khi chuẩn bị RFP dựa trên giải pháp, một số thành phần của RFP sẽ khác với RFP không dựa trên giải pháp. RFP dựa trên giải pháp phải bao gồm:

• Bối cảnh tổ chức của cơ quan và môi trường kinh doanh hiện tại,

• Danh sách cụ thể các quy trình và thủ tục liên quan đến dự án, nhiệm vụ pháp lý hoặc kinh doanh,

• Bất kỳ thủ tục hoặc tài liệu quy trình dự án nào,

• Một định nghĩa rõ ràng về môi trường kỹ thuật hiện tại của cơ quan bao gồm tất cả phần cứng và phần mềm hiện đang được sử dụng, có thể được sử dụng hoặc nên được sử dụng để giải quyết các yêu cầu của dự án,

• Một định nghĩa về vấn đề kinh doanh hoặc công nghệ cần giải quyết, nhưng không phải là định nghĩa về giải pháp mong muốn hoặc vấn đề theo thuật ngữ của giải pháp mong muốn,

• Thông số kỹ thuật mô tả đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp công nghệ đang được tìm kiếm.

Trong RFP dựa trên giải pháp, các cơ quan nên sử dụng các câu hỏi về công nghệ để đưa ra thông số kỹ thuật thay vì đưa các yêu cầu bắt buộc vào RFP. Mục tiêu là mời gọi sự cạnh tranh hợp lý tối đa, đồng thời tìm ra giải pháp công nghệ tốt nhất cho Khối thịnh vượng chung. VITA sử dụng RFP dựa trên giải pháp để thiết lập các hợp đồng trên toàn tiểu bang và mua các giải pháp công nghệ nhằm mang lại giá trị tốt nhất cho Khối thịnh vượng chung. Đặt câu hỏi cho các nhà cung cấp trong RFP để thúc đẩy các yêu cầu, chẳng hạn như: "Tiêu chuẩn ngành cho sản phẩm này là gì và DOE có sản phẩm của bạn đáp ứng hoặc vượt quá tiêu chuẩn đó không?"

Mục tiêu của việc đàm phán RFP mang tính cạnh tranh là để thu hút sự cạnh tranh tối đa và hợp lý giữa cộng đồng nhà cung cấp trong khi vẫn mua được giải pháp công nghệ có giá trị tốt nhất cho Khối thịnh vượng chung.