Chương 24 - Yêu Cầu Chào Hàng Và Đàm Phán Cạnh Tranh

24.14.8 Phân tích tổng chi phí giải pháp (sau khi đàm phán sơ bộ)

Sau khi đàm phán hoàn tất, có thể sử dụng phân tích tổng chi phí giải pháp. Tỷ lệ chi phí/giá trị quyết định nhà cung cấp nào cung cấp giải pháp có giá trị tốt nhất. Hãy nhớ rằng, mặc dù tiêu chí tỷ lệ giá trị/chi phí có thể là tiêu chí đánh giá, nhưng nó không được áp dụng cho đến khi quá trình đàm phán hoàn tất.

Điều quan trọng là nhóm đánh giá phải hiểu được tổng chi phí của giải pháp kinh doanh dựa trên công nghệ. Phân tích tổng chi phí giải pháp sẽ phù hợp với kế hoạch kinh doanh của dự án và xác định giải pháp tốt nhất phù hợp với mục tiêu và ngân sách; ví dụ, bổ sung các khả năng để cải thiện dịch vụ khách hàng hoặc mở rộng dịch vụ.

Mục đích là đưa ra con số cuối cùng phản ánh chi phí mua hàng thực tế. Ví dụ, chi phí trọn đời của một chiếc PC có thể cao gấp năm lần giá mua. Người đánh giá nên cân nhắc kỹ lưỡng toàn bộ chi phí—không chỉ mua máy tính mà còn vận hành, hỗ trợ và bảo trì máy tính trong suốt thời gian sử dụng, bao gồm chi phí phần cứng, phần mềm, đào tạo, bảo trì hoặc các dịch vụ khác. Phân tích giải pháp tổng chi phí là phân tích chi phí tổng thể cho đề xuất của từng nhà cung cấp. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở các yếu tố chi phí như khởi động, chuyển đổi từ hiện tại, triển khai, đào tạo, hỗ trợ đường dây nóng, vận hành, bảo trì và sửa chữa, nâng cấp phần cứng liên quan đến chi phí gia công ngoài hoặc tư vấn và "thoát", hoặc chi phí thay thế hệ thống hoặc giải pháp này khi hết vòng đời hữu ích. Phân tích cũng có thể bao gồm thuê so với mua, lợi ích, chi phí và rủi ro do các điều khoản và điều kiện hợp đồng khác nhau được xác định trong quá trình đàm phán sơ bộ gây ra.

SPOC có trách nhiệm bổ sung cho nhóm đánh giá các nguồn lực nội bộ cần thiết để thu thập dữ liệu, bao gồm tổng chi phí của giải pháp, nhằm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này có thể bao gồm sự tham gia đáng kể của các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như nhân viên tài chính. SPOC cũng chịu trách nhiệm xác định tỷ lệ giá trị/chi phí của mỗi đề xuất và đánh giá mọi rủi ro quá mức hoặc chi phí vô hình liên quan đến mỗi giải pháp, chẳng hạn như khả năng tồn tại của nhà cung cấp trong suốt vòng đời của giải pháp, chất lượng tài liệu hệ thống và tác động của nó đến chi phí vận hành, v.v. (tức là tổng chi phí cho cơ quan hoặc Khối thịnh vượng chung). Các doanh nghiệp vừa và nhỏ và nhân viên đại lý nên cung cấp thông tin đầu vào cho việc phân tích tổng chi phí giải pháp khi cần thiết. SPOC, làm việc với các nguồn lực của cơ quan và các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sẽ lập tài liệu phân tích chi phí lợi ích thể hiện rõ tỷ lệ tổng giá trị/chi phí của từng giải pháp trong danh sách rút gọn. Nếu không có dữ liệu này, nhóm không thể xác định tỷ lệ giá trị/chi phí thực sự của các giải pháp được đề xuất.