Chương 20 - Hợp Đồng Chung Và Hợp Tác Và Hợp Đồng GSA

20.1.9 Trao hợp đồng và quản lý

Sau khi đã đưa ra quyết định trao hợp đồng IT chung và/hoặc hợp tác, cơ quan chủ trì phải thực hiện những việc sau:

• Thông báo cho các thành viên tham gia về giải thưởng và cung cấp bản sao điện tử của toàn bộ hợp đồng.

• Cung cấp hướng dẫn bằng văn bản về quản lý hợp đồng và quản lý hợp đồng.

• Duy trì danh sách tất cả người dùng hợp đồng được ủy quyền.

• Các tranh chấp hợp đồng liên quan đến một lệnh mua cụ thể sẽ được giải quyết bởi thành viên hợp tác và/hoặc liên doanh bị ảnh hưởng và những tranh chấp liên quan đến toàn bộ hợp đồng sẽ được giải quyết bởi cơ quan chính phủ chủ trì.

• Thiết lập hệ thống báo cáo hiệu suất của nhà cung cấp để tất cả thành viên báo cáo và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp một cách thường xuyên. Nhiều cơ quan công có các yêu cầu báo cáo bổ sung bao gồm báo cáo theo luật định (tức là báo cáo của nhà thầu phụ SWaM và không phải SWaM) được xác định trong hợp đồng.

• Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp báo cáo bán hàng theo hợp đồng định kỳ. Cơ quan ký hợp đồng chính phải có được báo cáo mua hàng theo khối lượng trong thời hạn hợp đồng từ nhà cung cấp trước khi hợp đồng hết hạn hoặc có hành động gia hạn. Dữ liệu này có thể được sử dụng để hỗ trợ ước tính mức sử dụng cho lần chào hàng tiếp theo hoặc khi đánh giá điều chỉnh giá theo yêu cầu của nhà thầu.

• Mời các thành viên tham gia bình luận về các đề xuất gia hạn, gia hạn và sửa đổi hợp đồng.

• Đàm phán giảm giá sâu hơn dựa trên doanh số dự kiến hoặc nếu lượng mua thực tế vượt quá ước tính.

• Cung cấp đủ thời gian để tìm kiếm hợp đồng thay thế.