Chương 18 - Yêu Cầu Cung Cấp Thông Tin, Sơ Tuyển Nhà Cung Cấp, Đề Xuất Tự Nguyện

18.3.1 Cách thức nộp và đánh giá các đề xuất không được yêu cầu

Các đề xuất không được yêu cầu sẽ được gửi bằng văn bản trực tiếp đến các cơ quan thiết lập điểm liên lạc chính để phối hợp tiếp nhận và xử lý các đề xuất không được yêu cầu. Một đánh giá toàn diện có lợi về một đề xuất không mong muốn của cơ quan DOE không phải là lý do duy nhất biện minh cho việc trao hợp đồng. Tất cả các hợp đồng phải được trao thông qua hình thức cạnh tranh hoặc các cơ chế tuân thủ Đạo luật Mua sắm công của Virginia (VPPA). Không được ưu tiên cho nhà cung cấp tiềm năng ban đầu đưa ra đề xuất không được yêu cầu nếu một lời chào hàng tiếp theo được đưa ra cho cùng một sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp; cũng không được viết lời chào hàng có lợi cho nhà cung cấp đó hoặc phương pháp tiếp cận kỹ thuật hoặc thông số kỹ thuật của họ. Mọi đề xuất không được yêu cầu gửi tới bất kỳ cơ quan nào đều phải tuân theo các điều kiện sau:

• Mọi đề xuất không được yêu cầu đều được gửi đi với rủi ro và chi phí do nhà cung cấp tiềm năng chịu.
• Một đề xuất không được yêu cầu được đệ trình mà không có bất kỳ nghĩa vụ nào từ phía cơ quan hoặc Khối thịnh vượng chung.
• Các đề xuất không được yêu cầu phải không có hạn chế nào đối với việc cơ quan sử dụng bất kỳ ý tưởng hoặc thông tin nào có trong các đề xuất đó hoặc đối với Khối thịnh vượng chung.
• Cơ quan có thể tính phí để xem xét đề xuất không được yêu cầu. Cơ quan phải đăng khoản phí này trước khi nhận được bất kỳ đề xuất không mong muốn nào để thông báo kịp thời cho người đề xuất rằng khoản phí này là cần thiết. Các đề xuất yêu cầu đánh giá kỹ thuật có thể được tính phí theo giờ tùy theo thời gian dành cho việc đánh giá.
• Tất cả các đề xuất không được yêu cầu sẽ được đánh giá dựa trên sự tham gia và tính bao gồm của các doanh nghiệp nhỏ bao gồm các doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ, người dân tộc thiểu số và cựu chiến binh khuyết tật làm chủ, cũng như các doanh nghiệp siêu nhỏ.
• Nếu đề xuất không được yêu cầu bao gồm lời đề nghị cho vay hoặc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho một cơ quan mà không mất phí hoặc mất ít phí, và lời đề nghị này có xu hướng tạo ra nhu cầu mua sắm tiếp theo thì yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ đó và bất kỳ nhu cầu bổ sung nào sẽ được đưa ra để cạnh tranh theo VPPA. Các nhà cung cấp tiềm năng sẽ được tạo cơ hội tham gia vào quá trình mua sắm sau đó.

Để tạo thành một đề xuất IT thực sự không được yêu cầu, đề xuất đó phải đáp ứng các tiêu chí sau để được một cơ quan chấp nhận và xem xét:

• Đề xuất không được yêu cầu phải mang tính sáng tạo và độc đáo;
• Đề xuất phải được nhà cung cấp trình bày đề xuất lên cơ quan một cách độc lập và phát triển.
• Đề xuất phải được chuẩn bị mà không có sự giám sát, xác nhận, chỉ đạo hoặc sự tham gia của chính phủ
• Đề xuất phải bao gồm đủ thông tin chi tiết để cơ quan có thể xác định xem việc xem xét và đánh giá đề xuất có đáng giá hay không.
• Đề xuất không được là đề xuất trước cho yêu cầu IT của một cơ quan đã biết có thể đạt được thông qua các phương pháp cạnh tranh.
• Đề xuất không được giải quyết yêu cầu IT của cơ quan đã công bố trước đó.
• Mọi thông tin độc quyền có trong đề xuất mà nhà cung cấp muốn giữ bí mật sẽ được đánh dấu là độc quyền. Nếu toàn bộ đề xuất không được yêu cầu được đánh dấu là độc quyền, cơ quan sẽ không xem xét để đánh giá.