Chương 18 - Yêu Cầu Cung Cấp Thông Tin, Sơ Tuyển Nhà Cung Cấp, Đề Xuất Tự Nguyện

18.2.1 Thủ tục tiền tuyển chọn

Các cơ quan có thể liên hệ với VITA tại scminfo@vita.virginia.gov để tìm hiểu về các nhà cung cấp và sản phẩm IT hiện đang được thẩm định trước hoặc tiến hành tìm kiếm hợp đồng trong các hợp đồng hiện có trên toàn tiểu bang https://vita.cobblestonesystems.com/public/
có thể đáp ứng nhu cầu IT của họ. Bất kỳ thủ tục tiền thẩm định tùy chỉnh nào được một cơ quan sử dụng đều phải được thiết lập bằng văn bản và được đăng công khai và trên eVA trước khi triển khai đủ thời gian để các nhà cung cấp tiềm năng có cơ hội công bằng để hiểu và hoàn tất quy trình tiền thẩm định. Cần tuân theo quy trình tiền thẩm định sau đây:

• Trước khi phát hành thông báo mời thầu IT , cơ quan sẽ đăng thông báo tiền thẩm định trên eVA kèm theo biểu mẫu tiền thẩm định. Biểu mẫu sẽ nêu rõ các tiêu chí để đánh giá trình độ, thời điểm và đối tượng phải trả biểu mẫu.
• Bất kỳ thông báo tiền thẩm định nào cũng sẽ quy định rằng mọi thông tin được nhà cung cấp tự nguyện gửi đi và được dán nhãn là bí mật thương mại hoặc thông tin độc quyền sẽ được coi là bí mật thương mại hoặc thông tin độc quyền cho mục đích tiền thẩm định.
• Thông báo tiền thẩm định có thể bao gồm thỏa thuận bảo mật thông tin, yêu cầu cung cấp dữ liệu tài chính của nhà cung cấp và biểu mẫu ý định đấu thầu/đề xuất làm rõ thông tin liên hệ của nhà cung cấp.
• Ít nhất ba mươi (30) ngày trước ngày ấn định để nộp hồ sơ dự thầu hoặc đề xuất theo yêu cầu tuyển chọn sơ bộ, cơ quan sẽ thông báo cho những nhà cung cấp tiềm năng đã nộp đơn xin tuyển chọn sơ bộ về việc nhà cung cấp đó đã được tuyển chọn sơ bộ cho đợt mua sắm đó hay chưa. Cơ quan này sẽ là người duy nhất quyết định thời điểm cần hoặc không cần phải thẩm định trước các nhà cung cấp, sản phẩm hoặc dịch vụ IT .