|
Vai trò mua sắm
|
Trách nhiệm
|
|
Chuyên gia cung ứng/trưởng nhóm mua sắm của cơ quan
|
- Có hiểu biết về phạm vi công việc và các mục tiêu kỹ thuật và kinh doanh của dự án.
- Xác định xem VITA có hợp đồng IT toàn tiểu bang đáp ứng nhu cầu kinh doanh IT hay không, do đó loại bỏ quy trình mua sắm mới.
- Xây dựng phương pháp và khuôn khổ kế hoạch mua sắm.
- Xác định và phân công vai trò và trách nhiệm trong suốt quá trình mua sắm cho từng thành viên trong nhóm.
- Hoạt động như điểm liên lạc duy nhất (SPOC) cho nhóm; nhóm đánh giá, nếu là nhóm khác; ủy ban chỉ đạo, nếu có; nhà cung cấp và giám sát quy trình mua sắm.
- Phối hợp và tham gia đánh giá mọi rủi ro tiềm ẩn của dự án, bao gồm các phương pháp giảm thiểu và ngôn ngữ RFP/hợp đồng với các bên liên quan phù hợp; tức là chủ doanh nghiệp, quản lý dự án, nhân viên an ninh thông tin, nhà phân tích ngân sách.
- Tham gia cùng nhóm trong việc thiết lập các tiêu chí đánh giá được xác định rõ ràng.
- Tham gia cùng nhóm để xây dựng kế hoạch chấm điểm rõ ràng và súc tích.
- Chọn loại hợp đồng tốt nhất cho sự thành công của dự án.
- Thu thập và duy trì tất cả các thỏa thuận bảo mật/không tiết lộ thông tin từ các thành viên trong nhóm, chuyên gia về chủ đề và nhóm đánh giá, nếu là nhóm khác.
- Chuẩn bị các tài liệu RFP/chào hàng và đánh giá. Chuyên gia tìm nguồn cung ứng VITA phải sử dụng mẫu VITA.
- Chủ trì hội nghị đấu thầu/tiền đề xuất nếu được tổ chức.
- Đăng tài liệu chào hàng và trả lời các câu hỏi của nhà cung cấp.
- Nếu cần, hãy làm rõ đề xuất của nhà cung cấp.
- Cùng với nhóm, tham gia trình diễn sản phẩm của nhà cung cấp và thuyết trình trực tiếp (nếu có).
- Cung cấp và duy trì quyền kiểm soát thông tin giá từ người đề xuất.
- Tham gia và chỉ đạo đánh giá đề xuất và đàm phán hợp đồng.
- Đảm nhiệm vai trò chủ tịch nhóm đánh giá.
- Xem xét và phê duyệt đề xuất đánh giá.
- Giúp điều chỉnh hợp đồng theo nhu cầu riêng của dự án.
- Bảo vệ và quản lý tính toàn vẹn của dự án và khả năng hoàn thành công việc.
- Bảo vệ và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng.
- Đảm bảo tính toàn vẹn của quá trình mua sắm thông qua cạnh tranh công bằng và cởi mở.
- Phối hợp xem xét và phê duyệt về mặt pháp lý và/hoặc CIO đối với các tài liệu mua sắm cần thiết trước khi phát hành/thực hiện.
- Trao giải và ký hợp đồng.
- Đảm bảo hồ sơ mua sắm đã hoàn tất.
|
|
Chủ doanh nghiệp
|
- Xác định yêu cầu.
- Xác định ngân sách, mốc thời gian yêu cầu và các ràng buộc có thể có khác.
- Đảm bảo rằng hoạt động mua sắm phù hợp với kế hoạch chiến lược IT của cơ quan và Khối thịnh vượng chung.
- Xác định các điều kiện về sự hài lòng về hiệu suất và sự chấp nhận cuối cùng.
- Xác định nhu cầu kinh doanh như:
- biểu tình
- thử nghiệm liên kết/chấp nhận
- mức độ dịch vụ
- mốc quan trọng/điều khoản thanh toán
- tiêu chuẩn và chứng nhận chuyên môn và kỹ thuật của nhà cung cấp bắt buộc (cơ quan, VITA, Khối thịnh vượng chung, liên bang, v.v.)
- Hỗ trợ đàm phán để đảm bảo hợp đồng cuối cùng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và yêu cầu của cơ quan.
- Tham gia nhóm đánh giá để đánh giá phản hồi của nhà cung cấp.
- Điều phối quá trình tham gia VITA PMD và phê duyệt PGR.
|
|
|
Cán bộ an ninh thông tin của cơ quan hoặc AITR
|
- Đảm bảo yêu cầu cung cấp bao gồm tất cả các yêu cầu về chính sách bảo mật của VITA và cơ quan phù hợp, bao gồm ECOS, nếu hoạt động mua sắm là hoặc có thể là giải pháp dựa trên đám mây.
- Hợp tác với các bên liên quan về bảo mật SPOC, VITA và ECOS.
|
|
|
Chuyên gia về chủ đề (SME)
|
- Có năng lực và/hoặc kiến thức chuyên môn về kỹ thuật, ngành, hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể cho dự án.
- Có thể là thành viên của nhóm hoặc là nguồn lực cho nhóm.
|
|
|
Tư vấn bên ngoài
|
- Năng lực và/hoặc kiến thức chuyên môn về kỹ thuật, ngành, hàng hóa hoặc dịch vụ của cố vấn bên ngoài không có sẵn từ nguồn lực nội bộ.
- Cung cấp lời khuyên hoặc hỗ trợ cho các thành viên trong nhóm tìm nguồn cung ứng.
- Hoạt động như một nguồn lực không có quyền biểu quyết cho nhóm tìm nguồn cung ứng.
- Bị cấm hưởng lợi từ kết quả của bất kỳ giải thưởng nào hoặc tham gia vào việc chuẩn bị chào hàng.
|
|
|
Các thành viên nhóm đánh giá
|
- Cá nhân được chỉ định/chịu trách nhiệm đưa ra đề xuất trao giải thưởng.
- Nhóm dự án mua sắm/nhóm đánh giá thường bao gồm đại diện của cơ quan (chủ doanh nghiệp), các doanh nghiệp vừa và nhỏ và do chuyên gia mua sắm/chuyên gia tìm nguồn cung ứng của cơ quan đứng đầu.
- Mỗi thành viên đều tham gia cung cấp thông tin đầu vào về kinh doanh, pháp lý, kỹ thuật và tài chính theo lĩnh vực chuyên môn của mình. Các thành viên chỉ đánh giá lĩnh vực chuyên môn của mình theo đúng mục đích được giao.
|
|
|
Điểm tiếp xúc duy nhất (SPOC)
|
- Người đứng đầu/chuyên gia tìm nguồn cung ứng của cơ quan đảm nhiệm vai trò này. (Xem trách nhiệm vai trò ở trên.)
- Nguồn lực được chỉ định để liên lạc với nhà cung cấp và những người khác trong quá trình chào hàng có phải là không?
|
|