11.0 Giới thiệu
Việc lập kế hoạch mua sắm công nghệ thông tin (IT) hiệu quả sẽ tạo ra hoạt động mua sắm hiệu quả và tiết kiệm hơn, từ đó tạo ra các hợp đồng tiết kiệm chi phí và kịp thời cho các sản phẩm hoặc dịch vụ IT . Lập kế hoạch mua sắm là quá trình mà tất cả nhân sự chịu trách nhiệm về các khía cạnh quan trọng của một dự án đều đảm nhận các vai trò và trách nhiệm cụ thể và được tích hợp một cách toàn diện. Việc lập kế hoạch mua sắm bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu kinh doanh IT cụ thể. Lập kế hoạch mua sắm bao gồm việc xác định những gì cần thiết, thời điểm cần thiết, cách thức mua sắm và ai mua. Lượng thời gian cần thiết cho quá trình lập kế hoạch phụ thuộc vào giá trị đô la, rủi ro, độ phức tạp và mức độ quan trọng của giao dịch mua được đề xuất. Kế hoạch mua sắm cũng phải bao gồm kế hoạch ngân sách. Nhìn chung, quá trình mua sắm IT càng tốn kém và phức tạp thì nhu cầu về một quy trình mua sắm chặt chẽ, được lập kế hoạch tốt, có cấu trúc và kỷ luật càng trở nên cấp thiết.
VITA có thể có hợp đồng bắt buộc sử dụng hoặc tùy chọn sử dụng trên toàn tiểu bang phục vụ nhu cầu mua sắm IT của bạn. Các cơ quan chịu sự quản lý của VITA về thẩm quyền mua sắm IT phải xác định xem thẩm quyền này có khả thi hay không trong bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch. Việc sử dụng hợp đồng trên toàn tiểu bang có thể giúp giảm đáng kể thời gian và chi phí mua sắm IT vì các hợp đồng này được đấu thầu cạnh tranh theo quy trình mua sắm theo yêu cầu của VPPA và các hợp đồng tuân thủ VPPA. Các hợp đồng toàn tiểu bang hiện tại của VITA có thể được tìm thấy tại liên kết này: https://vita.cobblestonesystems.com/public/
Ngoài ra, quy trình lập kế hoạch mua sắm phải dành thời gian cần thiết để tuân thủ tất cả các yêu cầu về VITA, CIO, Bộ phận quản lý dự án (PMD), Dịch vụ giám sát đám mây doanh nghiệp (ECOS), Bảo mật và phê duyệt cũng như các yêu cầu quản trị và giám sát đối với hoạt động mua sắm IT của cơ quan được nêu trong § 2.2-2007 đến § 2.2-2021 của Bộ luật Virginia.
Tìm kiếm trên tài liệu hướng dẫn bằng từ khóa hoặc thuật ngữ thông dụng.