Quy trình cập nhật ITSP
Có ba loại cập nhật Kế hoạch chiến lược CNTT (ITSP) diễn ra:
- Cập nhật ngân sách hai năm một lần, diễn ra mỗi 2 năm;
- Cập nhật chu kỳ ngân sách đồng bộ hóa kế hoạch chiến lược với các gói quyết định ngân sách, Ngân sách của Thống đốc và Đạo luật phân bổ đã được phê duyệt; và,
- Cập nhật đột xuất do yêu cầu kinh doanh cấp bách hiện tại.
Ba hộp accordion bên dưới chứa các luồng quy trình cập nhật ITSP chi tiết cùng với các giải thích tương ứng về các bước quy trình.
Việc biên soạn ITSP là nỗ lực hợp tác giữa bộ phận kinh doanh và CNTT trong cơ quan. Không thể viết được nếu không có sự tham gia và đóng góp ý kiến của cả hai bên. Công nghệ thông tin hỗ trợ sứ mệnh, mục tiêu và mục đích kinh doanh, và một ITSP được viết tốt sẽ chứng minh mối liên hệ này trong hai phần: Phần tóm tắt CNTT và Phụ lục A.
Mục đích của Phần Tóm tắt CNTT là cung cấp góc nhìn về các khoản đầu tư vào công nghệ thông tin của cơ quan trên toàn cơ quan cũng như trên toàn doanh nghiệp và giải thích cách các khoản đầu tư này hỗ trợ các mục tiêu và mục đích kinh doanh của Khối thịnh vượng chung Virginia do Thống đốc, Kế hoạch chiến lược về công nghệ thông tin của Khối thịnh vượng chung Virginia và cơ quan thiết lập. Nó được tổ chức thành bốn phần:
- Tình hình hiện tại của hoạt động đầu tư CNTT và các vấn đề liên quan;
- Các yếu tố tác động đến CNTT hiện tại từ các nguồn bên ngoài;
- Những thay đổi được đề xuất đối với khoản đầu tư CNTT và trạng thái mong muốn của danh mục đầu tư CNTT của Cơ quan; và,
- Đầu tư CNTT của Cơ quan.
Thông tin được cung cấp trong các phần này giúp cơ quan có cơ hội xác định những thách thức về CNTT xuất phát từ bên trong và bên ngoài, đồng thời xác định các giải pháp khi được triển khai sẽ đạt được trạng thái CNTT mong muốn trong tương lai của cơ quan. Cơ quan này cũng nên cung cấp bản tóm tắt về khoản đầu tư tài chính cần thiết để triển khai các chiến lược CNTT cũng như tổng chi phí sở hữu công nghệ thông tin.
Phụ lục A của kế hoạch chiến lược của cơ quan liệt kê tất cả các khoản đầu tư CNTT được đề xuất, bao gồm các sáng kiến CNTT mới, các sáng kiến CNTT đang hoạt động mà nguồn tài trợ đã được phân bổ hoặc cần thiết trong hai năm tiếp theo, cùng với khoản đầu tư tài chính cần thiết liên quan đến các sáng kiến này. Trong phần phụ lục, các khoản đầu tư CNTT được xác định là các dự án hoặc hoạt động mua sắm và phù hợp với các lĩnh vực dịch vụ mà chúng hỗ trợ. Tóm tắt Công nghệ thông tin phải giải thích cách các khoản đầu tư CNTT được ghi trong Phụ lục A hỗ trợ các mục tiêu và mục đích kinh doanh của cả cơ quan và Khối thịnh vượng chung Virginia và cách các khoản đầu tư này sẽ đưa cơ quan từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mục tiêu trong tương lai theo cả góc độ kinh doanh cũng như CNTT.
Chu trình lập kế hoạch ngân sách hai năm là một quá trình liên tục. Vào mùa xuân của năm lẻ theo lịch (ví dụ: 2021), trước khi bắt đầu hai năm tiếp theo (tức là năm chẵn theo lịch), các kế hoạch chiến lược và lĩnh vực dịch vụ của cơ quan sẽ được xem xét và cập nhật.
- Tháng 4 - tháng 5: Các kế hoạch sẽ được đệ trình để hỗ trợ việc đệ trình ngân sách cơ sở vào tháng 8.
- Tháng 9: Sẽ có cơ hội cập nhật các kế hoạch để hỗ trợ việc đệ trình các gói quyết định ngân sách.
- Tháng 1: Các kế hoạch sẽ được cập nhật dựa trên ngân sách do Thống đốc đề xuất.
- Tháng 4 – tháng 5 sau: Các kế hoạch sẽ được cập nhật lần cuối sau khi ngân sách được hoàn thiện.
Vì hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cũng có thể thay đổi, dựa trên nhiều yếu tố bên trong hoặc bên ngoài, nên sẽ có nhiều cơ hội trong suốt hai năm để điều chỉnh lại các kế hoạch của cơ quan và lĩnh vực dịch vụ theo nhu cầu thay đổi.
Nhấp vào các liên kết bên dưới để biết thông tin chi tiết về từng bước trong quy trình Cập nhật ITSP của Ngân sách Biennium:
Lịch trình lập kế hoạch sự kiện hàng năm bắt đầu vào mùa xuân khi các cơ quan chuẩn bị lĩnh vực dịch vụ và kế hoạch chiến lược cho hai năm tiếp theo. Những kế hoạch này sẽ được sử dụng để tạo và hỗ trợ ngân sách cơ sở của tổ chức. Ngày trong Lịch lập kế hoạch hàng năm có thể thay đổi tùy theo các yếu tố như:
- Mở rộng phiên họp Đại hội đồng
- Những sửa đổi của Thống đốc tại phiên họp tái triệu tập
- Quyền phủ quyết của Thống đốc
Sau khi các kế hoạch chiến lược và khu vực dịch vụ ban đầu được lập cho hai năm mới, chúng có thể được duy trì đơn giản thông qua một quy trình tuần hoàn và được gửi lại sau mỗi lần cập nhật cần thiết.
Nhấp vào các liên kết bên dưới để biết thông tin chi tiết về từng bước trong quy trình Cập nhật ITSP của Chu kỳ Ngân sách:
- Bước 1a: Quyết định về ngân sách CNTT
- Bước 1b: Chuẩn bị/Cập nhật ITSP
- Bước 2: Đánh giá quản lý quyết định ngân sách
- Bước 3: Đánh giá của C-Suite
- Bước 4: Đề xuất ngân sách CNTT để phê duyệt
- Bước 5: Phê duyệt ngân sách
- Bước 6: Cập nhật ITSP
Việc cập nhật đột xuất cho kế hoạch chiến lược CNTT của cơ quan có thể diễn ra tại bất kỳ thời điểm nào trong chu kỳ ngân sách. Một cơ quan có thể quyết định cần thay đổi kế hoạch chiến lược CNTT vì:
- một sự thay đổi trong yêu cầu kinh doanh
- sự thay đổi trong phạm vi dự án đã lên kế hoạch, thời gian biểu hoặc ngân sách cho các khoản đầu tư hiện tại
- một trường hợp khẩn cấp nào đó (ví dụ, thiên tai)
Những thay đổi tùy ý đối với kế hoạch chiến lược CNTT phải được Giám đốc thông tin của Khối thịnh vượng chung Virginia (COV CIO) chấp thuận và phải được thực hiện trong công cụ danh mục công nghệ Khối thịnh vượng chung được gọi là CTP. Bản ITSP cập nhật sẽ được đăng trên trang web của VITA.
Nhấp vào các liên kết bên dưới để biết thông tin chi tiết về từng bước: