Di cư IND
Di chuyển các tệp của cơ quan bạn từ các ổ đĩa mạng riêng lẻ sang Microsoft OneDrive
Nhân viên nhánh hành pháp đã có sẵn Microsoft OneDrive (với dung lượng lưu trữ 1 terabyte (TB) và chi phí cấp phép được chi trả thông qua các dịch vụ của VITA. Dịch vụ này dành cho các cơ quan hành pháp tham gia của Khối thịnh vượng chung Virginia (COV).
Bạn đã sẵn sàng hành động để di chuyển các tập tin của mình để dễ dàng truy cập, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho cơ quan của mình chưa?
Việc di chuyển từng ổ đĩa mạng có thể giảm chi phí lưu trữ ổ đĩa mạng liên quan đến từng ổ đĩa.
Lợi ích bổ sung:
- Tận dụng bộ nhớ người dùng OneDrive hiện có
- Giảm hoặc loại bỏ chi phí lưu trữ mạng (số tiền sẽ thay đổi dựa trên dữ liệu được di chuyển)
- Tăng hiệu quả và khả năng truy cập tệp thông qua tích hợp Microsoft 365
- Loại bỏ nhu cầu kết nối với mạng riêng ảo (VPN)
- Truy cập tăng dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng
- Hợp nhất dữ liệu theo các quy tắc quản lý hồ sơ
- Giảm dấu chân QTS và không phải làm mới/mở rộng ổ đĩa Isilon
- An ninh mạng – Dữ liệu không an toàn có thể dẫn đến vi-rút trên mạng
- Dễ dàng truy cập dữ liệu cho các yêu cầu của Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA) và lưu giữ hồ sơ
Lộ trình di chuyển ổ đĩa mạng riêng lẻ
- Xác định và phân công vai trò và trách nhiệm
- Quyết định phương pháp di cư
- Xác định thời gian di chuyển
- Tùy chỉnh hoặc tạo giao tiếp với người dùng cuối
- Kết thúc di cư
Trước khi cơ quan của bạn di chuyển, bạn nên thực hiện các hoạt động sau:
- Xem lại các nguồn tài nguyên di chuyển
- Xác định hỗ trợ chính nhân viên:
- Đào tạo, truyền thông, nhân viên lưu trữ hồ sơ của cơ quan, bộ phận trợ giúp của cơ quan
- Xác định các vấn đề tiềm ẩn:
- Lưu trữ và sử dụng dữ liệu không đúng cách, dữ liệu nhạy cảm, phụ thuộc ứng dụng, chức năng kinh doanh quan trọng, người dùng kinh doanh quan trọng
- Yêu cầu báo cáo tệp ổ đĩa mạng (TreeSize)
- Lưu ý: Để đẩy nhanh thời gian xử lý báo cáo Quy mô cây của bạn, sau khi yêu cầu dịch vụ chung (GSR) của bạn được chấp thuận, vui lòng chuyển tiếp thông tin đó cho người quản lý quan hệ kinh doanh (BRM) của bạn. BRM có thể giúp đẩy nhanh yêu cầu của bạn.
- Xây dựng mốc thời gian dự thảo cho quá trình di chuyển của cơ quan bạn
Khi bạn bắt đầu quá trình lập kế hoạch di chuyển cho cơ quan của mình, vui lòng cân nhắc thực hiện các bước sau:
- Thu hút sự lãnh đạo của cơ quan
- Thành lập một đội ngũ di trú của cơ quan
- Nếu bạn muốn nhà cung cấp dịch vụ nhắn tin của VITA di chuyển dữ liệu người dùng cuối cho bạn, hãy gửi yêu cầu giải pháp (RFS) để di chuyển dữ liệu
- Phát triển kế hoạch di chuyển của cơ quan để thông báo, hướng dẫn và hỗ trợ người dùng cuối trong suốt quá trình di chuyển
- Tạo một kế hoạch đào tạo
- Tùy chỉnh bất kỳ tài liệu hỗ trợ và mẫu giao tiếp nào do VITA cung cấp
- Hoàn thiện mốc thời gian di chuyển của cơ quan bạn
Trước khi bắt đầu quá trình di chuyển của cơ quan bạn, bạn nên:
- Kết hợp các cuộc thảo luận về di cư vào các cuộc họp của cơ quan
- Thực hiện kế hoạch truyền thông của cơ quan bạn
- Tận dụng mọi kênh cơ quan nội bộ để phổ biến thông tin
- Tham gia các buổi họp nhóm thông tin di cư IND
- Nếu cơ quan của bạn quan tâm đến việc có một nhà cung cấp hỗ trợ người dùng cuối, hãy gửi yêu cầu dịch vụ chung (GSR) hoặc RFS (trên 20 nhân viên) để hỗ trợ người dùng cuối
Sau khi quá trình di chuyển của cơ quan bạn đang diễn ra, bạn nên:
- Triển khai nhóm di chuyển của cơ quan bạn để hướng dẫn người dùng cuối của bạn trong suốt quá trình di chuyển
- Tiếp tục thực hiện chiến lược truyền thông
- Theo dõi và xác thực sự thành công của quá trình di chuyển của cơ quan bạn
- Thông qua báo cáo TreeSize bổ sung bằng cách gửi yêu cầu GSR
- Hoàn thành biểu mẫu Báo cáo từ Ổ đĩa mạng riêng lẻ tới OneDrive.
- Báo cáo và duy trì đường dây liên lạc với lãnh đạo cơ quan
- Báo cáo tiến độ di chuyển của cơ quan bạn cho VITA
- Tham dự các buổi họp nhóm thông tin di cư IND
Sau khi cơ quan của bạn hoàn tất quá trình di chuyển, bạn nên thực hiện những điều sau trước khi kết thúc nỗ lực:
- Yêu cầu báo cáo TreeSize cuối cùng để xác thực cơ quan của bạn đã di chuyển thành công sang OneDrive
- Giải quyết mọi vấn đề nổi bật có thể phát sinh trong quá trình di chuyển
- Gửi GSR để giảm dung lượng ổ đĩa mạng riêng lẻ của cơ quan bạn
- Gửi báo cáo sau khi di chuyển đến VITA
- Cung cấp phản hồi về dự án cho VITA và các đồng nghiệp của bạn thông qua các phiên họp nhóm thông tin di cư IND
Di chuyển mạng cá nhân – Tùy chọn triển khai của cơ quan
- Sáng kiến do cơ quan dẫn đầu với nội dung tùy chỉnh
- Tiết kiệm chi phí lớn nhất cho một cơ quan
- Người dùng cuối sẽ thực hiện di chuyển cá nhân của họ
- Cung cấp cơ hội dọn dẹp hồ sơ theo chính sách lưu giữ hồ sơ của cơ quan bạn
- Khả năng tác động mạng lưới cao hơn nếu không có biện pháp kiểm soát (ví dụ: vấn đề về băng thông)
- Không có thay đổi trong trạng thái hiện tại
- Không tiết kiệm chi phí
Tài nguyên đào tạo và hỗ trợ
Hãy thực hiện các bước để di chuyển ngay bây giờ
Tìm hiểu cách di chuyển tệp từ các ổ đĩa mạng riêng lẻ sang OneDrive bằng cách xem video bên dưới:
Thực hiện theo các bước hỗ trợ công việc có trong bài viết cơ sở kiến thức.
Tùy chỉnh nội dung được cung cấp bên dưới để giúp nhân viên cơ quan của bạn tận dụng tối đa nỗ lực di chuyển IND.
Tài nguyên hỗ trợ
| Trung tâm chăm sóc khách hàng VITA (VCCC) | Liên hệ VITA | Nhóm thông tin di cư IND |
|---|---|---|
|
Gọi VCCC (866) 637-8482 Tùy chọn "4" |
Truy cập CAMs và các liên hệ khác của VITA để biết danh sách các cơ quan liên hệ và chia sẻ thông tin hoàn thiện. |
Diễn đàn cộng đồng để thảo luận về các chiến lược, bài học kinh nghiệm và các vấn đề với các đồng nghiệp trong cơ quan. Cơ hội tương tác hai chiều với các cơ quan di trú và nhóm dự án VITA. Để được thêm vào nhóm thông tin IND và trang web Nhóm di chuyển IND, vui lòng gửi email tới business availability.
|