Tối ưu hóa các biểu mẫu của nhân viên nhà nước thông qua tự động hóa quy trình làm việc
VITA đã khởi động một dự án nhằm tập trung hóa và tự động hóa các biểu mẫu được sử dụng bởi tất cả các cơ quan hành pháp. Biểu mẫu đầu tiên được chuyển đổi trong sáng kiến này là sự hợp tác với Bộ Quản Lý Nhân Sự (Department of Human Resource Management, DHRM) để tự động hóa biểu mẫu làm việc từ xa của nhân viên nhà nước. Biểu mẫu làm việc từ xa được sử dụng bởi các nhân viên thuộc diện phân loại theo chính sách làm việc từ xa của tiểu bang.
Sáng kiến biểu mẫu tự động tổng thể sẽ:
- Chuẩn hóa các chức năng kinh doanh chính trên toàn Khối Thịnh Vượng Chung
- Cung cấp dữ liệu có giá trị cho các chỉ số có thể được phân tích trong thời gian thực
- Tiết kiệm thời gian cho các cơ quan trong việc tạo và duy trì các biểu mẫu và quy trình của riêng họ
- Cung cấp khả năng giám sát toàn bộ quy trình
Giải pháp kỹ thuật số này sẽ được cung cấp cho tất cả các cơ quan thuộc nhánh hành pháp và nhằm mục tiêu tạo ra hiệu quả và tiết kiệm chi phí. DHRM đã cung cấp hướng dẫn tạm thời về Thỏa Thuận Làm Việc Từ Xa - Đơn xin COV.
Ghé thăm Thông Báo phần bên dưới để tìm hiểu thông tin mới.
Tập trung hóa tự động hóa biểu mẫu
Một hệ thống do VITA phát triển sẽ cung cấp quy trình làm việc, thông báo và bảng điều khiển (sẽ phát hành trong tương lai). Hệ thống sẽ chuẩn hóa các chức năng kinh doanh, thu thập dữ liệu có giá trị cho các chỉ số, tạo khả năng hiển thị quy trình và tiết kiệm thời gian cho các cơ quan. Đọc thêm bằng cách nhấp vào các tab và thường xuyên kiểm tra để cập nhật thông tin về dự án.
Các khả năng tự động hóa biểu mẫu làm việc từ xa của nhà nước hiện đã có sẵn!
VITA và Bộ Quản Lý Nhân Sự đã hợp tác để tự động hóa biểu mẫu làm việc từ xa của tiểu bang. Mẫu đơn có sẵn cho tất cả các cơ quan thuộc nhánh hành pháp. Vui lòng làm việc với nhóm nhân sự của cơ quan quý vị để phối hợp thực hiện việc áp dụng.
Video hướng dẫn chi tiết
VITA đã tổng hợp các video hướng dẫn sau cho biểu mẫu làm việc từ xa:
- Cách điền vào biểu mẫu của quý vị với tư cách là nhân viên
- Cách xử lý biểu mẫu với tư cách là quản lý
- Cách xử lý biểu mẫu với tư cách là người đánh giá của cơ quan, người đứng đầu cơ quan, thư ký hoặc Chánh Văn Phòng
- Cách bắt đầu quy trình biểu mẫu với tư cách là người khởi tạo
- Cách phân công vai trò với tư cách là quản trị viên của cơ quan
Vui lòng truy cập các video hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm.
Hướng dẫn từng bước trong các tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu hỗ trợ công việc
VITA đã phát triển các hướng dẫn sử dụng và tài liệu hỗ trợ công việc để giúp đỡ các nhóm đối tượng khác nhau trong việc hoàn thành và/hoặc phê duyệt biểu mẫu làm việc từ xa của bang. Tất cả các hướng dẫn đều nằm trong cơ sở kiến thức của cổng thông tin dịch vụ VITA.
Đăng ký khóa đào tạo về ứng dụng làm việc từ xa
Biểu mẫu làm việc từ xa được sử dụng bởi các nhân viên thuộc diện phân loại theo chính sách làm việc từ xa của nhà nước. Các cơ hội đào tạo và trình diễn về ứng dụng làm việc từ xa đã được tổ chức vào mùa hè năm 2023. Buổi đào tạo đã được ghi lại và có sẵn bên dưới.
Quy trình tự động hóa mới đang được thực hiện
VITA sẽ triển khai các cơ hội tự động hóa mới trong những tháng tới. Hãy theo dõi để biết thêm chi tiết.
Hướng dẫn sử dụng Ứng Dụng COV - Biểu mẫu làm việc từ xa
Hướng dẫn làm việc từ xa: Đào Tạo Sử Dụng Ứng Dụng
Xem bản ghi cho Hướng dẫn làm việc từ xa: Đào tạo ứng dụng.
Hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình cho nhân viên
Xem bản ghi cho hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình biểu mẫu nhân viên.
Hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình cho người quản lý
Xem bản ghi cho hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình dành cho quản lý.
Hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình dành cho người đánh giá
Xem bản ghi cho Hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình dành cho người đánh giá.
Hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình khởi tạo
Xem bản ghi cho hướng dẫn làm việc từ xa: Quy trình khởi tạo.
Hướng dẫn làm việc từ xa: Phân công vai trò
Xem bản ghi cho hướng dẫn làm việc từ xa: Phân công vai trò.
Hướng dẫn làm việc từ xa: Gia hạn hàng loạt
Xem bản ghi cho hướng dẫn làm việc từ xa: Gia hạn hàng loạt.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
VITA và Bộ Quản Lý Nhân Sự (DHRM) đã hợp tác để tự động hóa biểu mẫu làm việc từ xa của nhân viên chính phủ. Mục tiêu của sáng kiến này là đơn giản hóa một biểu mẫu giấy yêu cầu nhiều cấp chữ ký phê duyệt thành quy trình tự động hóa dễ sử dụng.
Sáng kiến này sẽ cung cấp quy trình xử lý biểu mẫu tập trung và loại bỏ việc lưu hành các phiên bản khác nhau của cùng một biểu mẫu, đồng thời loại bỏ các phương pháp thu thập khác nhau và dữ liệu không nhất quán. VITA đã phát triển một hệ thống sẽ cung cấp cho các cơ quan quy trình làm việc, thông báo và bảng điều khiển (sẽ phát hành trong tương lai). Các công cụ này sẽ:
- Chuẩn hóa các chức năng kinh doanh chính trên toàn Khối Thịnh Vượng Chung
- Cung cấp dữ liệu có giá trị cho các chỉ số có thể được phân tích trong thời gian thực
- Tiết kiệm thời gian cho các cơ quan trong việc tạo và duy trì các biểu mẫu và quy trình của riêng họ
- Cung cấp khả năng hiển thị trong suốt quá trình
Kết quả sẽ mang lại hiệu quả cho các cơ quan và người dùng cuối, đồng thời loại bỏ các chi phí không cần thiết.
Biểu mẫu làm việc từ xa sẽ có sẵn từ tháng 6 năm 2023. Bộ phận nhân sự của cơ quan quý vị sẽ sớm chia sẻ thông tin cụ thể liên quan đến cơ quan của quý vị.
Bộ Quản Lý Nhân Sự (DHRM) đã ban hành Chính sách 1.61 của Khối Thịnh Vượng Chung Virginia về Làm Việc Từ Xa. Chính sách có thể được tìm thấy tại đây.
Có. Bộ Quản Lý Nhân Sự (DHRM) Có Sẵn Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs) về chính sách làm việc từ xa của Khối Thịnh Vượng Chung Virginia, các câu hỏi có thể tìm thấy tại đây.
Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến làm việc từ xa, vui lòng liên hệ với nhóm nhân sự (HR) của cơ quan của quý vị.
Các video hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ công việc đã được phát triển để cung cấp hướng dẫn từng bước về cách xử lý thỏa thuận làm việc từ xa. Chúng có thể được tìm thấy trên trang web này ở phía trên. Xin lưu ý rằng để xử lý biểu mẫu làm việc từ xa của quý vị, quý vị sẽ nhấp vào liên kết trong thông báo qua email mà quý vị sẽ nhận được từ covapps@vita.virginia.gov
Tài liệu đào tạo, các buổi trình bày và video hướng dẫn đã được phát triển cho quy trình mới và có sẵn trên trang này và được chia sẻ trên trang web DHRM. Hướng dẫn tạm thời của DHRM đã được đăng trên Ứng dụng COV - Thỏa thuận làm việc từ xa. Vui lòng tiếp tục kiểm tra trang này để cập nhật thông tin.